Что такое цифровизация документов

Цифровая трансформация и тренды электронного документооборота в бизнесе. Как выбрать систему

Непредсказуемый 2020-й заставил ИТ-руководителей пересмотреть свои стратегии. Многим пришлось заново оценить системы управления документооборотом, процессами и контентом. Об этом и других трендах цифровой трансформации рассказала Елена Истомина, Directum.

Непредсказуемый 2020-й заставил ИТ-руководителей пересмотреть свои стратегии. Многим пришлось заново оценить системы, внедрённые на предприятиях, и заняться поиском новых, более актуальных решений. В том числе для управления документооборотом, бизнес-процессами и контентом. Как правильно выбрать систему и какие тренды нужно учесть, рассказывает директор департамента консалтинга и внедрения компании Directum Елена Истомина.

– Как меняются традиционные СЭД? Какая функциональность систем будет наиболее востребована в будущем?

– Первый тренд – стираются границы между классами систем (СЭД, ECM, BPM, CSP). Это идёт от потребностей заказчиков – нужно максимально эффективно закрыть задачи минимальным количеством систем. При этом не так важен их класс. А задачи заказчики ставят комплексные. Если это управление HR-процессами, то оно включает всё – от формирования приказа кадровиком и его согласования, ознакомления всеми сотрудниками с документами до заявки на кандидата или увольнение сотрудника. Если речь об управлении командировками, то в него входят их согласование, синхронизация с билетными сервисами, формирование авансового отчёта и его приём в бухгалтерии.

Второй тренд – интеллектуальность. Максимальное встраивание ИИ во все процессы: от уже элементарной классификации и выделения реквизитов документов до юридических проверок, автореферирования, автоматической подстановки ответственного и выбора маршрута согласования.

Искусственный интеллект никто уже не воспринимает как фантазию. Сейчас стоит вопрос: кто, что и насколько быстро сможет у себя реализовать и внедрить.

И третий тренд – полная цифровизация процесса до «последней мили». Если раньше обязательно использовали бумажные договоры с синей печатью, архивы хранились на материальных носителях, сотрудники подписывали кадровые документы авторучкой, то сейчас всё это переходит в полностью цифровой вид. И бумажный контент из него нужно убирать. Для этого в системах развиваются электронный обмен документами с контрагентами, инструменты для удалённой работы сотрудника – мобильные приложения, чат-боты, простые подписи, а также юридически значимое долговременное хранение документов.

– Чем отличаются современные системы ECM и BPM?

– Границы между ними стираются, и эта тенденция продолжится. Бизнес-процессы и документы неотделимы друг от друга, соответственно, уже сложно представить BPM-систему без управления документами, а ECM – без управления процессами.

Мы ушли от терминов (ECM и BPM – прим.ред.) и определяем Directum RX как интеллектуальную систему управления процессами и документами. Такая связка указывает на закрытие широкого спектра задач заказчика. Для нас важно наличие готового набора проработанных решений под расширяющиеся задачи. Поэтому в нашем портфеле регулярно появляются новые решения: для HR-процессов, ОЦО, а также личный кабинет сотрудника, управление проектами и т.д.

При этом «правильная» система должна быстро настраиваться и развиваться. И здесь речь необязательно про low-code. Клиентам в целом нужны простые и доступные инструменты настройки и быстрой разработки. Directum RX отвечает этим требованиям.

– Ваш совет для CDTO. Как правильно внедрять электронный документооборот? Каких ошибок нужно избежать?

– Ключевой момент текущих подходов к автоматизации – не «обрезать» процесс. Сразу оценивать документооборот и переводить в цифру от начала до конца, чтобы он стартовал и заканчивался в электронном виде, не прерывался на бумажный формат. А чтобы всё работало стабильно и удобно, как с бумагой, нужно хорошо продумывать интерфейсы и инфраструктуру для разных классов пользователей. Может быть, где-то отказываться от лишних этапов и ненужного контроля. Да, придётся менять привычки и методики. Нужно быть смелым, опережать законодательство или идти параллельно с его инициативами. Пример – эксперимент Минтруда по электронному кадровому документообороту, в котором сейчас участвуют наши клиенты.

Компаниям придётся преодолевать сопротивление пользователей изменениям. На практике чаще всего это юристы, бухгалтеры и руководители высшего звена.

– Действия CDTO после внедрения СЭД: о чём важно не забыть и как трансформироваться дальше?

– После проекта внедрения важно выстроить непрерывность поддержки и развития системы.

При полной цифровизации критичность работоспособности ПО для бизнеса существенно повышается. Простой даже в 15 минут может обернуться огромными потерями для компании, поэтому требования по безопасности и отказоустойчивости системы становятся очень высокими. Необходимо продумать всё в плане инфраструктуры и сотрудников, которые её обслуживают. Должны быть свои службы и связь со второй линией более глубокой поддержки (для крупных корпораций – вплоть до вендора).

Небольшим компаниям, которые не уверены в своих силах или не могут самостоятельно обеспечить такую поддержку, рекомендуем переходить на облака. В этом случае стабильность на 99,9% обеспечивает уже поставщик системы. Поддержка – вроде бы, очевидный момент, но всё-таки про него не нужно забывать.

Другой ключевой момент – развитие. Бизнес не стоит на месте, и система должна успевать за его изменениями, не тормозить его, давать новые возможности. Нужна команда специалистов, ориентированная на развитие системы – центр компетенций. В ней должны быть аналитики, которые знают досконально возможности отдельных систем, способны оценить и понять изменения бизнеса и то, как они будут отражаться на ПО.

Иногда в компаниях забывают, что важен «владелец системы» верхнего уровня. Директор по цифровой трансформации должен быть тем, кто знает и сам бизнес, и как обеспечить поддержу его потребностей со стороны ИТ. Ему предстоит взвешенно принимать решение, в какой из систем реализовывать задачи или использовать внешние сервисы.

CDTO и его команда должны выстроить ИТ-экосистему предприятия, которая максимально закрывает задачи компании, поддерживая её устойчивый рост.

– Как рассчитать и обосновать экономический эффект от внедрения ECM-системы?

– Сколько лет компании занимаются автоматизацией, столько лет звучит этот вопрос.

Деньги на внедрение системы выделяются немаленькие. Считать, сколько бумаги мы сэкономим и сколько людей уволим, бессмысленно. Сейчас нет вопроса нужна ли система, проводить ли цифровую трансформацию процессов. Без таких изменений компаниям выжить уже невозможно.

Внедрение ECM-системы как станок для производства – никто не задаёт вопрос, нужен ли он. Нет его – нет продукции. Можно только сравнить, какой их нескольких станков будет эффективнее.

Критерии оценки эффективности системы во многом качественные, их сложно оценить в деньгах. Важно выбрать ту, в которой больше готовых решений. Правильная система лучше вписывается в инфраструктуру, имеет задел на будущее. Как мы говорили выше, важны факторы поддержки: специалисты по системе, лучшие условия помощи, доверительные отношения с партнёром или вендором.

Расчёт эффекта от цифровой трансформации в лоб не всегда имеет смысл. Конечно, посчитать экономию рабочего времени, например, при использовании ИИ, можно. Но важнее оказывается не то, что вы можете сократить сотрудников, а высвободившееся время. Например, можно расширить услуги или присутствие на рынке, не увеличивая штат.

Кроме того, эффект не только в том, что сокращаются затраты времени. Становится меньше рутины, работа сотрудников будет более интеллектуальной. Сейчас сложно найти людей на трудоёмкие и рутинные задачи.

Если раньше сотрудники были готовы часами переносить цифры из бумажек или одних систем в другую, то новое поколение просто не хочет этим заниматься.

Таким образом, экономический эффект нужно считать по-другому – в расчёте на возможность бизнеса развиваться и конкурировать на рынках продукции и труда. Именно поэтому директору по цифровой трансформации нужно быть на связи с бизнесом, ориентироваться на стратегические показатели совокупно, а не только на уменьшение затрат бумаги, человеко-часов или чернил для принтера.

Реальные кейсы цифровой трансформации – на конкурсе ИТ-проектов Directum Awards.

Источник

Цифровой документооборот: как достичь эффективности?

Ряд вопросов ЮЗЭД не до конца урегулирован в законодательстве. Но уже сегодня есть действительно эффективные подходы к решению данной проблемы, которые находят свое применение в проектах по централизации бухгалтерского учета, в сфере госзакупок и др.

Термин «юридически значимый электронный документооборот» (ЮЗЭД) прочно занял место обязательного элемента любой информационной системы, особенно в сфере управления общественными финансами. Однако в большинстве проектов электронный обмен охватывает только отдельный перечень документов, которые очень часто дублируются бумажными копиями, например, для обеспечения их долговременной сохранности.

Ряд вопросов ЮЗЭД не до конца урегулирован в законодательстве. Но уже сегодня есть действительно эффективные подходы к решению данной проблемы, которые находят свое применение в проектах по централизации бухгалтерского учета, в сфере государственных закупок, при обеспечении ведения реестра имущества и в других сферах государственного управления. О новых разработках компании «Кейсистемс-Безопасность» рассказывает генеральный директор Сергей Николаевич Сергеев.

Есть целый ряд эффектов, упомянутых в этой статье, которые нельзя получить только за счет правильной организации электронного документооборота. Традиционно ЮЗЭД считается правильным, когда применяется безбумажная форма передачи документов, обеспечивается их юридическая значимость и декларируется однократность ввода документов.

К сожалению, на поверку часто оказывается, что однократность ввода обеспечивается только в рамках одной конкретной информационной системы, а «электронный документ» вовсе не электронный, а только лишь скан­-копия бумажного документа. Или, наоборот, получив изначально электронный документ (например, госконтракт), его печатают и даже зачем-то повторно подписывают на бумаге.

Цифровой документооборот — это термин, который применен в данной статье, чтобы отразить суть обмена электронными документами с соблюдением требований, отраженных в национальной программе «Цифровая экономика». Важнейший из признаков цифровизации в указанной нацпрограмме — это создание единой цифровой среды доверия между всеми юридическими лицами, где единожды созданный электронный документ передается в машиночитаемом виде и уже никогда (я подчеркиваю, вообще никогда) не должен обрабатываться вручную.

Цифровой документооборот: жизненный цикл

Итак, в отличие от традиционной формы ЮЗЭД при цифровой форме взаимодействия юридически значимый электронный документооборот и однократность ввода документа обеспечиваются между любыми двумя (и более) контрагентами с применением электронной подписи, базирующимися на единых инфраструктурных, технологических и методологических решениях.

По нашему мнению, жизненный цикл документа при цифровом документообороте должен обеспечиваться с учетом следующих основных требований:

● с момента появления электронного документа он имеет машиночитаемую форму и вносится в информационные системы автоматически;

● движение документа и факт его передачи фиксируются в метаданных и усиливаются меткой времени;

● соблюдаются строгие требования по криптографической защите и подтверждению полномочий подписывающих лиц;

● обеспечена возможность архивного хранения электронных документов органов государственной власти, завершенных делопроизводством, с сохранением их юридической силы;

● документ может быть передан по запросу в форме, пригодной для контрольного органа, суда и т. п.

Вышеуказанные требования должны обеспечиваться за счет организационных мероприятий с применением специальных технических средств цифрового обмена документами. В любом случае важнейшим вопросом остается юридическая значимость документов, которую необходимо рассматривать в более широком контексте, чем просто наличие или отсутствие функции подписания документа в конкретно взятой информационной системе. В частности, отдельные вопросы и возможные пути их решения отражены в таблице.

Таблица. Отдельные вопросы применения электронных документов и возможные решения

Юридическая сила при создании и краткосрочном хранении электронных документов

В самом общем случае можно обеспечить юридическую силу электронного документа, подписав его усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Придание юридической силы может быть реализовано с использованием иных технологий создания простых электронных подписей. Такой вариант может оказаться эффективнее, но потребуется применение дополнительных соглашений и регламентов.

И в том и в другом случае юридическая сила будет обеспечена в течение действия сертификатов электронной подписи. Как правило, это один год.

Юридическая сила при долгосрочном хранении электронных документов

Для обеспечения юридической силы документов при долговременном хранении, кроме доверия к первичному электронному документу, необходимо создать и поддерживать непрерывную цепочку доверенных хранителей и добавлять штампы времени.

При принятии на хранение результат проверки действительности электронной подписи на момент подписания и метка времени заверяются технологической подписью архива-хранителя. Срок действия электронной подписи архива также закончится, но до этого момента документ и результат предыдущей проверки будут переданы новому хранителю — произойдет контроль предыдущей технологической подписи архива, и результат проверки с новой временной меткой подписывается следующей технологической подписью архива.

Такой подход оформлен в виде усовершенствованной квалифицированной электронной подписи.

При долговременном хранении (более десяти лет) необходимо также принимать меры, связанные с устареванием технологий (миграция/конвертирование, консервация технологий, эмуляция, инкапсуляция).

Доверие к полномочиям подписанта

Успешная проверка электронной подписи отвечает на вопрос: подписан ли документ действующей электронной подписью, принадлежащей определенному лицу? Появляется необходимость ответить на вопрос: имел ли право данный человек подписывать документ? Необходимо управлять структурой полномочий участников цифрового обмена.

Управление средствами электронной подписи

Когда мы говорим о применении квалифицированной электронной подписи в информационных системах регионального масштаба — это тысячи и десятки тысяч сертификатов, криптопровайдеров и токенов, для получения которых требуется очное взаимодействие с представителями удостоверяющих центров. Выстраивание эффективного процесса взаимодействия всех участников — важная задача, которая чаще всего не рассматривается при разработке и реализации даже масштабных проектов.

Модуль цифрового документооборота

Вышеописанная задача была детально рассмотрена аналитиками компании «Кейсистемс-Безопасность», а результаты работы сегодня доступны в виде специализированного продукта под названием «Модуль цифрового документооборота». Продукт сформирован как универсальный набор сервисных компонентов (рисунок), базирующихся на единых инфраструктурных, технологических и методологических наработках.

Рисунок. Основные задачи перехода к цифровому обмену и хранению документов

Рассмотрим конкретные примеры применения. В сфере государственных закупок внедрение цифрового обмена документами позволит получить достоверную (подтвержденную криптографическими методами) информацию о времени получения от исполнителя актов выполненных работ, а также о времени их рассмотрения государственным заказчиком. Указанные акты или иные закрывающие документы можно получить в машиночитаемом виде, автоматически загружая в региональную систему закупок, например, «WEB-торги». Таким образом, появляется возможность отследить соблюдение сроков сдачи работ и своевременность их приемки заказчиком на их соответствие требованиям Закона № 44 ФЗ.

При организации централизованных бухгалтерий (единых центров бухгалтерского обслуживания) внедрение цифрового обмена документами позволит полностью исключить ручной ввод целого ряда документов, поступающих в бухгалтерию от контр­агентов и различных подразделений крупных учреждений. Фиксация времени поступления первичных документов позволит строго отслеживать график документооборота, контролировать сроки отражения операций и др. Все это существенно повысит качество учета, эффективность внутреннего контроля и достоверность отчетности.

Заключение

Очевидно, что необходимость перехода на цифровой документооборот будет только возрастать в ближайшие годы, так как, во-первых, это важнейшая часть цифровой экономики, а во-вторых, такой подход обеспечит значительный прорыв в повышении скорости и эффективности процессов во всех сферах государственного управления. Вместе с тем стоит отметить, что все технологические и методологические возможности для реализации подобных проектов в российских регионах уже имеются.

Источник

Электронное делопроизводство и электронный документооборот. Преимущества цифровизации

Если компания до сих пор применяет устаревшие технологии в делопроизводстве, это плохой знак.

Причём не только для руководителя, но и для всех сотрудников. Бумажные процессы доставляют массу неудобств. Чтобы избавиться от них, достаточно перейти на электронное делопроизводство.

Современные компании используют электронное делопроизводство и электронный документооборот. И это их явное конкурентное преимущество на любом рынке. Цифровизация помогает ускорить процессы компании, сделать их прозрачнее и тем самым повысить эффективность управления.

Переход на безбумажное делопроизводство обычно окупается быстро – за несколько месяцев. При этом экономический эффект сохраняется на годы вперёд.

Преимущества электронного делопроизводства

Цифровизация – это уже не тренд, а необходимость в бизнесе. Сегодня сложно представить успешную компанию, которая ещё работает исключительно с бумажными документами.

Делопроизводство касается корреспонденции, распорядительных и организационных документов в компании. Рассмотрим основные преимущества цифровизации подробнее.

Быстрая регистрация и обработка документов

Современные решения позволяют сделать это в два клика, без ручного ввода данных. Чтобы обработать и занести входящий документ в информационную систему компании, достаточно просто отсканировать бумажный оригинал или нажать на кнопку в почтовом клиенте. Если компания ведёт электронный документооборот с контрагентами, то документ можно перенести в систему прямо из сервиса обмена.

Но и это ещё не всё. Умные инструменты уже автоматически заполняют все реквизиты входящих документов. Исходящие можно отправить, не вставая со стула – через сервис обмена электронными документами. В результате делопроизводитель тратит меньше времени на рутинные операции и может заняться чем-то более интересным.

Регистрация документов в электронном делопроизводстве проходит быстрее на 30-50%*.

Удобно руководителю

Представим ситуацию: начальник должен срочно изучить входящий документ, вынести решение по нему или передать в работу другому сотруднику. Но он не может приехать в офис. Если документ на бумаге, придётся ждать.

Если в компании уже используют электронное делопроизводство и электронный документооборот, всё становится намного проще. Руководитель может подключиться к системе через веб-доступ или мобильное приложение. Не посещая офис, он не только рассмотрит, но и подпишет документы, вынесет по ним резолюции и распоряжения.

Благодаря цифровизации растут эффективность управления и дисциплина работников. Выданные поручения по документам руководитель может отследить онлайн. Так легче проконтролировать ответственных и выявить просроченные задания.

Проще ознакомить сотрудников с документами

Электронное делопроизводство позволяет ускорить этот процесс в 2-3 раза*. Все распоряжения, приказы и другие организационные документы в электронном виде приходят сотрудникам одновременно. В системе можно всегда отследить, кто уже открыл и прочитал приказ, а кто ещё нет.

Если у сотрудника нет доступа к компьютеру, то ознакомить его с электронным документом можно через чат-бот в Telegram, Viber или другом мессенджере.

Нужный документ найдётся за пару минут

Чтобы отыскать его, нужно только ввести реквизиты. Также можно найти документ по тексту, который содержится в нём. При этом риск потерять оригиналы сводится к нулю – в системе отображается информация, где именно они хранятся.

Безбумажное делопроизводство ускоряет поиск документа в 6-12 раз*.

Организация электронного делопроизводства

Итак, скорее всего для организации электронного делопроизводства вам потребуются:

Какая именно система или решение вам подходит, придётся определить заранее. Именно поэтому цифровизация делопроизводства, как и любого другого направления, начинается с анализа текущих процессов в компании. Эксперты выявляют, в каких именно кейсах необходима оптимизация и что для этого потребуется.

Параллельно аналитики могут выявить операции, от которых можно отказаться совсем. Причём сделать это можно согласно законодательству, о чём делопроизводитель может не знать. Хотя это уже совсем другая история.

* Расчёты проведены компанией Directum и основаны на результатах проектов внедрения

Читайте также:

Законопроект о национальной системе прослеживаемости товаров внесён в Госдуму

С 1 июля 2019 года по 30 июня 2020 года проходил эксперимент, цель которого – апробация механизмов прослеживаемости для противодействия незаконному ввозу и обороту товаров.

Достаточными цифровыми навыками не обладают 35% трудоспособного населения в странах ЕС – эксперт

В целом недостаточно высоким уровнем цифровой грамотности обладают 73% россиян.

СОГЛАШЕНИЕ О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ И ИСПОЛЬЗОВАНИИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Настоящее соглашение регламентирует отношения между АО «Аналитический центр» и физическим лицом (Пользователь) и вступает в силу с момента принятия Пользователем условий настоящего соглашения. При несогласии Пользователя с хотя бы одним из пунктов соглашения, Пользователь не имеет права дальнейшей регистрации. Продолжение процедуры регистрации говорит о полном и безоговорочном согласии с настоящим соглашением.

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Мы используем персональные данные Пользователя только для тех целей, которые указываются при их сборе. Мы не используем персональные данные для других целей без согласия Пользователя. Мы можем использовать персональные данные Пользователя для следующих целей:

Для использования персональных данных для любой иной цели мы запрашиваем подтверждение Пользователя. Пользователь соглашается, что АО «Аналитический центр» оставляет за собой право использовать его персональные данные анонимно и в обобщенном виде для статистических целей.

ОБЯЗАТЕЛЬСТВА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ ПО РЕГИСТРАЦИИ

Пользователь соглашается предоставить правдивую, точную и полную информацию о себе по вопросам, предлагаемым в регистрационной карте. Если Пользователь предоставляет неверную информацию, АО «Аналитический центр» имеет право приостановить либо отменить регистрацию.

ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ ТРЕТЬИМ ЛИЦАМ

АО «Аналитический центр» не передает персональные данные третьим лицам для маркетинговых целей без разрешения Пользователя.

АО «Аналитический центр» может передавать персональные данные Пользователя компаниям, аффилированным по отношению к АО «Аналитический центр», для обработки и хранения. Пользователь соглашается с тем, что АО «Аналитический центр» передает персональные данные Пользователя уполномоченным организациям для создания и выдачи электронной подписи, выполнения требуемых услуг и операций.

АО «Аналитический центр» предоставляем третьим лицам объем персональных данных, необходимый для оказания требуемой услуги или транзакции. При необходимости АО «Аналитический центр» можем использовать персональные данные Пользователя для ответа на претензии, исковые заявления.

АО «Аналитический центр» можем собирать и, при необходимости, передавать уполномоченным органам имеющуюся в нашем распоряжении информацию для расследования, предотвращения и пресечения любых незаконных действий. АО «Аналитический центр» вправе раскрывать любые персональные данные по запросам правоохранительных органов, решению суда и в прочих случаях, предусмотренных законодательством РФ.

С целью предоставления дополнительной информации, оказания услуг, Пользователь можете быть направлен на другие ресурсы, содержащие информационные или функциональные ресурсы, предоставляемые третьими лицами.

Только в тех случаях, когда информация собирается от лица АО «Аналитический центр», использование данных Пользователя будет определяться политикой АО «Аналитический центр» в отношении конфиденциальности персональных данных. При предоставлении информации на других ресурсах будут использоваться политики в отношении конфиденциальности персональных данных, проводимые их владельцами.

АО «Аналитический центр» требует от своих партнеров использования политики в отношении конфиденциальности персональных данных, согласующихся с политикой АО «Аналитический центр».

БЕЗОПАСНОСТЬ ВАШИХ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

АО «Аналитический центр» использует технологии безопасности, процедуры и организационные меры для защиты персональных данных Пользователя от несанкционированного доступа, использования или разглашения.

АО «Аналитический центр» стремится защитить персональные данные Пользователя, но не может гарантировать безопасность передаваемых данных.

АО «Аналитический центр» рекомендует принимать все меры по защите ваших персональных данных при работе в Интернете. Часто меняйте пароли, используйте сочетание букв и цифр при создании паролей и используйте защищенный браузер.

АО «Аналитический центр» не хранит персональные данные Пользователя дольше, чем необходимо для целей их сбора, или чем требуется в соответствии с действующими законами или правилами.

Источник