Что такое частное письмо

Частные деловые письма (просьбы, приглашения и т.п.)

12. Частные деловые письма (просьбы, приглашения и т.п.).

Какие письма относятся к категории частных деловых писем?

Частные деловые письма — это, как правило, письма частных лиц, которые пишутся и посылаются в какие-либо организации. Кроме того, к этой категории относятся также деловые письма от одного частного лица другому.

Подобно другим деловым письмам, такие письма нужно писать просто и понятно. К таким письмам могут относиться: выражение интереса к опубликованной вакансии, ответ на приглашение пройти собеседование, рекомендательное письмо, приглашение, вежливый отказ от приглашения и пр.

Меня заинтересовала опубликованная вакансия. Как написать письмо, чтобы произвести благоприятное впечатление на возможного работодателя?

Существует несколько несложным правил, которые позволят Вам подготовить грамотное и привлекательное письмо. Во-первых, в письме необходимо указать должность, на которую Вы претендуете, поскольку в организации может быть несколько различных вакансий. Во-вторых, узнайте, как лучше писать письмо — от руки или отпечатать его на компьютере (пишущей машинке). Это зависит от сложившейся корпоративной культуры организации, в которую Вы обращаетесь. В-третьих, не следует приводить в письме всю информацию, которая содержится в Вашем послужном списке или приложенной анкете. Если Вы сочтете нужным, можете упомянуть некоторые, наиболее важные, пункты. Письмо должно быть по возможности кратким, например, таким:

Начальнику управления по работе с персоналом

Вакансия: старший менеджер по кадрам

Уважаемый г-н Иванов!

Я бы хотела подать заявление на занятие вышеуказанной должности, вакансия на которую была объявлена в сегодняшнем выпуске газеты «Работа для Вас».

Из моего послужного списка, копию которого я прилагаю, Вы увидите, что в настоящее время я работаю менеджером по кадрам в компании «Фонарь». Мне нравится моя работа, но мне хотелось бы поработать в более крупной организации. Мне кажется, что я справлюсь и с более ответственной должностью.

Я готова прийти на собеседование в любое удобное для Вас время. С нетерпением жду ответа.

Приложение: резюме на 2-х страницах

Если меня пригласили на собеседование, нужно ли мне письменно подтвердить, что я приду?

Такая необходимость есть в том случае, если в самом письме Вам не предложен другой порядок действий (например, подтвердить встречу по указанному телефону). Помните, что письма такого типа должны быть предельно краткими с обязательным указанием названия должности, дня и времени собеседования:

Настоящим подтверждаю, что я смогу прийти на собеседование в понедельник, 8 апреля 2002 г. в 12.00.

Меня попросили подготовить частное рекомендательное письмо. Как это сделать?

Представление частных рекомендательных писем — общепринятая практика в западном деловом мире. Все больше компаний и организаций, работающих в России, при приеме на работу также стали запрашивать как официальные, так и частные рекомендательные письма.

Отзывы вообще и характеристики в особенности всегда несколько необъективны. Маловероятно, что тот, кто знает Вас десять лет, напишет о Вас что-нибудь такое, что помешает Вам получить работу. Скорее наоборот. Точно также и Вы не захотите подвести знакомого, дав ему плохую характеристику.

Если Вы действительно не уверены в чьих-то способностях, можете дать ему менее восторженную характеристику. Например, такую: «Я знаю Викторию Прокопову уже десять лет. Она дружелюбная, коммуникабельная и, насколько мне известно, честная и порядочная девушка. У меня нет повода полагать, что она не справится с предлагаемой ей работой». Если Вы уверены в своем приятеле, то можете написать, что Вы всячески рекомендуете его компании и не сомневаетесь, что он справится с работой.

Как оформить поздравление делового партнера?

Оформление писем — поздравлений личного характера зависит от Ваших взаимоотношений с человеком, которому они адресованы. Как правило, в таких письмах нет необходимости указывать имя под личной подписью. В письмах близким людям обычно опускается адрес в начале письма. Ниже приведен пример письма — поздравления:

ул. Хамовнический вал, д. 9, оф. 4

Примите мои поздравления по поводу Вашего назначения вице-президентом компании «Снежная королева». Я уверен, что Вы этого действительно заслуживаете, и в компании скоро поймут, как им повезло!

Надеюсь, что дела у Вас пойдут хорошо с самого первого дня. Как только Вы освоитесь, я приглашаю Вас на бизнес-ланч.

С наилучшими пожеланиями,

Как оформить приглашение?

Приглашение, особенно на официальные мероприятия, обычно посылается на заранее отпечатанном бланке. Однако пригласительное письмо ничуть не хуже и к тому же требует гораздо меньше расходов. Пример приглашения приведен ниже:

Источник

Дипломатическая переписка

Дипломатическая переписка – совокупность различных видов корреспонденции и документации дипломатического характера, посредством которой осуществляются отношения между государствами.

Содержание

Вербальная нота

Наиболее распространённый вид. Она может касаться важных, принципиальных вопросов, равно как и рутинных. Содержит различного рода информацию (изменения в дип. персонале), просьбы (выдать визу, решить какой-либо вопрос), может выражать недовольство или вновь привлечь внимание к вопросу. Печатается на нотном бланке с гербом, ставятся индекс и номер ноты. Ноты отправляются адресату от имени МИДа или посольства в 3-м лице (с датой, адресом получателя и печатью вместо подписи) и не подписываются. Текст состоит из трёх частей: 1) вступительный комплимент; 2) содержание ноты; 3) заключительный комплимент

Личная нота

Пишется на нотном бланке, но исполняется от первого лица с подписью, индекса и номера не ставится, печати нет. Посылается по вопросам важного и принципиального значения, с информацией об изменении названия государства, по вопросу о двусторонних отношениях, а также личные ноты коллегам по дип корпусу или МИДа об отпуске, вручении верительных грамот, временном отъезде и назначении временного поверенного в делах; по протокольным вопросам, поздравления, соболезнования. Посылается только курьером.

Меморандум

Содержит фактическую или юридическую сторону какой-либо проблемы и может представлять собой изложении позиции страны, её анализ ситуации – тогда, когда это надо сделать явно официально. Вручается лично (ставится дата и место, печатается на бланке) или пересылается с нотой (без даты и места, на бумаге). Не содержит ни вступления, ни заключения, но есть заголовок “Меморандум правительства РФ по вопросу о…”. Печать не ставится.

Памятная записка

Вручается: 1) лично после устного заявления и просьбы (чтобы усилить её значение, предупредить неправильное толкование) или как ответ на просьбу, 2) с курьером, вместе с визиткой или другой нотой. Составляется, как правило, безлично, не содержит ни вступления, ни заключения, но есть заголовок “Личная записка”, не подписывается, без печати, ставится дата и место. Преимущественно по повседневным вопросам.

Частное письмо

Личное письмо используют для отношений с деятелями культуры, деловых кругов, общественных организаций, политиками тогда, когда отправление другой ноты не диктуется необходимостью. Это может быть сопроводительное письмо, выражать благодарность, поздравления, личные приглашение или просьбу и т.д. Но в любом случае подчёркивается личный характер письма – по частному событию. Пишется либо на личном бланке отправителя, либо на хорошей бумаге. Обращение “Уважаемый г-н”. Комплимент “С уважением”, “прошу принять мои уверения в весьма высоком к Вам уважении”. Зависит от положения адресата и степени отношений с ним. Предпочтительнее писать и подписать от руки. Адрес пишется на конверте. Ставятся место и дата (вверху справа, иногда внизу) и иногда положение отправителя (вверху слева если личный бланк, или снизу справа после подписи).

Заявления

Носят более значительную смысловую нагрузку, чем меморандумы и могут содержать реакцию государства на событие или предупреждение.

Источник

Частные письма полуофициального характера

Такого рода письма посылаются лично знакомым официальным лицам в случаях, когда необходимо высказать благодарность, просьбу, а также в целях ускорения решения какого-либо вопроса путем обращения к лицу, которому направляется письмо. Переписка может осуществляться и по другим вопросам, постановка которых в официальном порядке по тем или иным причинам нецелесообразна. Ими могут быть личные и семейные события того или иного лица (день рождения, продвижение по службе, получение награды, рождение ребенка в семье, а также траурные события и другие).

Частные письма полуофициального характера пишутся большей частью на обычной почтовой бумаге (в пол-листа), иногда на бланке. Оборотная сторона листа не используется.

Обращение в таком письме обычно бывает следующим: «Уважаемый господин Министр», «Уважаемый господин Директор», «Уважаемый господин Сенатор» и тому подобное.

Заключительный комплимент в частном письме обязателен и зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом.

Частное письмо может быть написано от руки. Этим автор подчеркивает свое уважение к лицу, которому посылается письмо.

Номер на письме не указывается, дата и личная подпись необходимы.

Звание и полная фамилия адресата пишутся только на конверте.

В особых случаях при оформлении писем в адрес зарубежных корреспондентов следует придерживаться той формы письма, которую рекомендуют Управление межпарламентских связей и Департамент государственного протокола МИДа России.

Телеграммы оформляются на бланках установленной формы.

Право подписи телеграмм категории «Высшая правительственная» в Государственной Думе имеют: Председатель Государственного Аппарата, заместители Председателя Государственного Аппарата.

Правом подписи телеграмм категории «Правительственная» пользуются: председатели комитетов и комиссий Государственного Аппарата; руководители фракций и депутатских групп; депутаты Государственного Аппарата; Руководитель Аппарата Государственного Аппарата и его заместители.

При оформлении телеграмм печатаются следующие реквизиты:

1. Подробный адрес (куда:)

Указывается полный телеграфный адрес, содержащий все адресные атрибуты, необходимые для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок, в том числе наименование организации, должность, инициалы и фамилия получателя или инициалы и фамилия, если телеграмма адресована частному лицу.

При подаче телеграммы с одним и тем же текстом до трех (включительно) адресов отправитель должен представить столько экземпляров телеграммы, сколько адресов указано. В адресной части каждой из этих телеграмм указывается только тот пункт, куда следует доставить телеграмму.

При адресовании телеграммы в четыре и более адресов прилагается список адресов (список не может содержать более 20 адресов), составленный и подписанный исполнителем. К списку прилагается один экземпляр телеграммы.

Если телеграмма направляется в один город, но адресуется нескольким организациям (без слова «Копия»), адрес на бланке необходимо печатать, каждый раз повторяя название города:

Архангельск Законодательное собрание области

Архангельск Администрация области

Если телеграмма направляется в один город нескольким адресатам, причем один адрес основной, а в остальные идут копии телеграммы, то адресаты указываются следующим образом:

Астрахань Законодательное собрание области

Копия: Администрация области

Адресаты на бланке телеграммы с одним и тем же текстом, отправляемой в разные города, необходимо писать следующим образом:

Астрахань Законодательное собрание области

Копия: Администрация области

Волгоград Начальнику дороги

Копия почтой: Москва МПС

Все адресаты, находящиеся в одном городе, должны быть сгруппированы и написаны вслед за наименованием города.

Если телеграмма адресована организациям, расположенным в городах областного или краевого подчинения, необходимо также указывать наименование соответствующей области или края. Например:

Текст телеграммы может начинаться с обращения к должностному лицу.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание), с обозначением знаков «точка», «запятая», «кавычки», а также знака «скобка» полными словами либо соответствующими символами.

Знаки «тире», «восклицательный», «вопросительный», «дробная черта»; знаки арифметических действий («плюс», «минус»), параграфа могут указываться либо полными словами, либо соответствующими символами.

Знак «номер» может указываться либо полным словом, либо сокращенным словом «нр».

Другие знаки могут указываться только полными словами.

Цифры в телеграмме могут указываться либо знаками цифр, либо полными словами. Числа, точность передачи которых важна для пользователя, должны указываться полными словами. При отсутствии цифр нельзя допускать прочеркивания (-), а следует писать слово «нет».

Если слово в тексте пишется через дефис (например: по-прежнему, из-за, научно-исследовательские, строительно-монтажные и тому подобное), то надо ставить черточку.

Текст телеграммы печатается шрифтом Times New Roman Cyr N 12 и N 14 через 2 интервала, как правило, прописными буквами. Объем текста не должен превышать 90 слов (одна машинописная страница). В тексте нельзя делать вставки.

Если в телеграмме дается ответ на поступивший документ, в тексте телеграммы приводится ссылка на его номер и дату.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Допускается указывать также инициалы имени и отчества.

Печатаются ниже реквизита «Подпись».

5. Наименование и адрес отправителя.

Реквизит состоит из слов «Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации» и фамилии исполнителя, подготовившего текст телеграммы.

Служебная записка (записка) подается вышестоящему руководителю по вопросам, требующим документального оформления, и с учетом важности поднимаемого в ней вопроса. Существо вопроса излагается кратко, приводится аргументированное обоснование (при необходимости с приложением справочных или аналитических материалов).

Служебная записка оформляется, как правило, не на бланке и имеет следующие реквизиты:

Служебные записки адресуют Председателю Государственного Аппарата и его заместителям, Руководителю Аппарата Государственного Аппарата, руководителям депутатских объединений, комитетов, комиссий, руководителям структурных подразделений Аппарата и другим должностным лицам.

В состав реквизита «Адресат» входят наименование должности, инициалы и фамилия должностного лица, которому адресуется служебная записка. Составные части реквизита пишутся в дательном падеже. Инициалы и фамилия выделяются шрифтом более яркой насыщенности. Например:

Наименование должности в реквизите «Адресат» располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Максимальная длина строки не должна превышать 8 ( 9 см и ограничивается правым полем. Наименование должности, инициалы и фамилия адресата выравниваются по левому краю в границах, отведенных для реквизита.

2. Заголовок. Заголовок располагается ниже реквизита «Адресат» и оформляется аналогично заголовку к служебному письму.

В служебных записках небольшого объема заголовок может отсутствовать.

3. Текст. Текст служебной записки может начинаться с обращения к соответствующему руководителю (должностному лицу), которое выделяется шрифтом более яркой насыщенности.

Печатается от границы левого поля шрифтом Times New Roman Cyr N 12 через 1,5 интервала. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

4. Приложение. Если служебная записка имеет приложения, названные в тексте, отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если служебная записка имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров. Например:

5. Подпись. Служебные записки подписываются должностными лицами в пределах прав и компетенции, установленных должностными инструкциями, и в соответствии с распределением обязанностей. В состав реквизита «Подпись» входят полное наименование должности лица, подписывающего служебную записку, его личная подпись, инициалы и фамилия. Например:

Начальник отдела учета

и систематизации законодательства

Правового управления А.П.Любимов

Наименование должности печатается с выравниванием по левому краю в границах, отведенных для реквизита. Длина самой длинной строки не должна, как правило, превышать 8 ( 9 см. Инициалы и фамилия размещаются на расстоянии не менее 12,4 см от границы левого поля. Если длина строки в расшифровке подписи превышает 4 см, допускается смещение ее в сторону площади, отведенной для личной подписи.

При подписании служебной записки несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне. При подписании служебной записки несколькими лицами, занимающими разные должности, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей уровню занимаемых должностей. Например:

отдела прохождения документов

и делопроизводства Управления

документационного обеспечения И.В.Ларионова

Архива Государственного Аппарата Н.Е.Юркевич

6. Дата. Оформляется словесно-цифровым способом. Печатается ниже реквизита «Подпись» от границы левого поля. Например:

15 марта 2007 года

7. Номер. Состоит из буквенно-цифрового индекса. Печатается ниже реквизита «Дата» от границы левого поля. Например:

8. Отметка о переносе данных на машинный носитель. Располагается в пределах нижнего поля справа и проставляется в момент изготовления документа.

Образец оформления служебной записки прилагается.

Источник

Этикет русского письма. Частное неофициальное письмо

ЭТИКЕТ РУССКОГО ПИСЬМА.

ЧАСТНОЕ НЕОФИЦИАЛЬНОЕ ПИСЬМО

Цель урока: активизация формул и выражений речевого этикета в письме, развитие навыков письменной речи, умение выдерживать текст в жанре письма, умение выдерживать письмо в одном стиле и в рамках одной тематики.

Тема нашего сегодняшнего урока:Этикет русского письма.Частное неофициальное письмо.

Ожегова дает следующие значения этого слова:Письмо.1.Написанный текст, посылаемый для сообщения чего-нибудь кому-нибудь.2.Умение писать.3.Система графических знаков для передачи, запечатления речи.4.Манера художественного изображения.(запись на доске)

Мы с вами будем говорить о письме, имея в виду первое значение. Письмо— это особый (эпистолярный) жанр речи. Оно составляется и направляется адресату с целью сообщить ему что-либо, уведомить о чем-либо, поддержать с ним общение и т. д.

Мы с вами живем в современном мире новейших информационных технологий, в век сотовых телефонов и Интернета, но письмо остается очень важным элементом нашей жизни: оно хранит теплоту наших рук, позволяет нам высказать свои мысли и чувства, не спеша, все обдумав, хорошо взвесив.

С точки зрения мотивов и целей написания письма могут быть расклассифицированы следующим образом:

1.сообщение.2.поздравления и приветствия.3.пожелания. 4.благодарность.5.извинение.6.жалоба.7.утешение.8.соболезнова-ние.9.упрек.10.оправдание.11.одобрение, похвала, комплимент. 12.выражение мнения.13.согласие и несогласие с мнением.14.просьба.15.совет.16.предложение.17.приглашение.18.согласие и отказ на просьбу, приглашение т. д.

Среди писем можно выделить деловое письмо, частное официальное письмо и частное неофициальное письмо. Мы с вами остановимся на особенностях последнего.

Частными неофициальными письмами считаются письма хорошо знакомых корреспондентов, друзей, родственников, то есть людей, поддерживающих неофициальные отношения.

Композиционно письмо состоит из трех частей:1)зачина(например:обращение, приветствие и т. п.), 2) информационной части и 3) концовки.

Для зачина письма характерно указание места, откуда отправляется письмо, и даты написания в начале письма, но для неофициальных писем указание даты и места написания является факультативным.

Частное неофициальное письмо:

1.Место и дата написания (факультативно).

Если вы все же решили указать место и дату написания в своем письме, то лучше расположить эти данные в правом углу письма. Дата написания письма чаще всего включает число, месяц и год. Но в частном неофициальном письме указание на год может отсутствовать, зато может помечаться время суток и день недели.

Танечка, в канун Нового года пишу тебе…

Раннее утро. Теплоход « Абхазия».

Пишу на палубе. Восход солнца на море-удивительное зрелище.

Ребята, придумайте и напишите свой зачин письма.

Очень важным элементом письма является обращение к адресату.

Выбор имени и отчества, полной или уменьшительной формы имени, а также имени и наименований родства с ласкательными суффиксами (Валечка, мамочка) определяются взаимоотношениями адресата и отправителя, степенью их близости, характером отношений в данный момент, содержанием письма.

Форма обращения со словом дорогой является широко распространенной и носит нейтральный характер. Среди близких людей распространено употребление большого числа индивидуальных ласковых обращений.

Примеры: (запись на доске)

Большое спасибо за Ваше милое письмо…

Приехал вчера в Москву, осмотрелся и хочу описать свои впечатления!

Голубчик мой, родная Оленька!

Как я скучаю без тебя.

Начните письмо с обращения:

1.к другу (подруге). 2. к преподавателю, которого вы хорошо знаете. 3. к малознакомому преподавателю. 4.к незнакомому ученому другой страны.

Выполнение и обсуждение выполненного задания.

Типичным элементом зачина является приветствие.

Разрешите ( позвольте) приветствовать Вас!

Рад Вас приветствовать!

Шлю Вам ( тебе) (большой, горячий) привет!

Здорово! (просторечное фамильярное)

, рад приветствовать Вас из Краснодара!

Разрешите приветствовать Вас, уважаемый Николай Александрович, и пожелать успехов.

Шлю Вам привет из Сочи и наилучшие пожелания!

1.Прочитайте письма, выделите зачины и прокомментируйте их.

, рад Вас приветствовать!

Посылаю тезисы своего доклада на Вашу конференцию. Надеюсь, они соответствуют объявленной теме и могут представлять интерес.

Юрий Петрович Мельников.

! Позвольте сердечно приветствовать Вас!

Я слышал, что Ваша кафедра собирается проводить конференцию. Верно ли это? Когда? Сообщите, если Вас не затруднит. Я бы с удовольствием принял в ней участие.

Милый сынок мой Володенька, здравствуй!

Вот опять Леночка пишет, что ты все в делах да хлопотах. Снова собираешься на конференцию ехать. Совсем дома не бываешь. Что же ты неугомонный какой. Понимаю, что ты совсем закрутился. Письма от тебя скоро не жду.

2.Определите по данным отрывкам из письма характер взаимоотношений автора письма и адресата.

Добрый день, дорогой Николай Федорович!

Получил Вашу открытку, благодарю за память и внимание…

Родная, милая. Здравствуй!

Очень соскучился и жду с нетерпением, когда увижусь с тобой, дорогая моя Танюшка.

3.Начните письма с указания места, даты, обращения и приветствия

( Все письма адресованы редактору журнала )

1.письмо друга детства, который поздравляет с юбилеем журнала.2.письмо сына, который отдыхает в пионерском лагере.3.письмо жены, которая пишет из командировки.

Выполнение и обсуждение выполненного задания

7.Слово учителя. Концовка письма так же, как и зачин имеет нормированную последовательность частей.

В конце неофициального письма располагаются такие части:

1) итоговые фразы,2) повторные извинения, благодарности, поздравления,3) предположения, что переписка будет регулярной,4) просьба писать и ответить на вопросы,5)приветы и просьба передать приветы.6)прощание, 7)P. S.-(post scriptum-буквально: после написанного)- где дописывается то, что было случайно пропущено в тексте письма.

Подпись в конце письма соответствует принятым между корреспондентами формам обращения. Если корреспонденты называют друг друга по имени-отчеству, то отправитель пишет в конце письма свое имя-отчество. А если они называют друг друга по имени и ли по наименованию родства, то подписываются именем или наименованием родства. Причем уменьшительная форма часто соответствует той, которая привычна для корреспондентов. Например: твоя Аннушка, мама.

Дорогой Леня! Алеша, здравствуй!

Крепко жму руку. Твой Леня.

Добрый день, Галиночка, милая!

милая моя Лизонька! …………………………

Не будем забывать о том, что контакт между общающимися происходит не непосредственно, а дистантно во времени и пространстве, в письменной речи. Это исключает мимику, жест, интонацию, возможность переспроса, поэтому в письме можно использовать описания жеста, например обнимаю, целую, жму руку,

напоминания адресату о поставленных в его письме вопросах, о возвращении к темам, уже ранее названным( Ты спрашиваешь, как я живу…)

По концовке восстановите зачины письма.

1.Обнимаю вас мысленно и люблю вас по-старому, а редко пишу потому, что некогда. От вас же всегда жду писем с нетерпением. Ну, будьте здоровы и счастливы. Крепко жму руки.

Ваш преданный друг

До свидания, теперь уже скорого.

Любящая тебя Аленка.

P. S.Только что получила еще одно твое письмо. Спасибо, что не забываешь. Крепко целую.

9.Анализ и обсуждение писем Нади Рушевой ( советской школьницы, художницы, известной своими рисунками).см. приложение

10. Подведение итогов урока. Слово учителя.

Художественная проза восприняла многие особенности «частной» эпистолярной литературы как письменной формы бытовой речи. Нам еще предстоит оценить все достоинства произве-

11.Домашнее задание: написание письма другу( подруге) с использованием речевых формул, изученных на уроке.

2.Толковый словарь русского языка и Москва. 2001.

3.Энциклопедический словарь и

МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

СРЕДНЯЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА № 2

МЕТОДИЧЕСКАЯ РАЗРАБОТКА ПРОВЕДЕНИЯ УРОКА ПИСЬМА В 7 КЛАССЕ

Источник