В чем вы видите взаимосвязь предварительного текущего и заключительного контроля
ПР КОНТРОЛЬ. Организация контроля
Тема: «Управление проверками»
Задание 1. Подробно ответьте на следующие вопросы:
1. Какова цель проверок?
2. Как вы видите взаимосвязь и взаимообусловленность предварительных, текущих и завершающих проверок?
3. Какие ресурсы (людские, материальные, финансовые) имеют наибольшее значение при проведении проверок?
4. Какие методы обратной связи (информация о результатах) можно использовать при контроле использования ресурсов в компании?
5. Какую роль играет информация в процессе улучшения и повышения эффективности проверок?
Задание 2. Ситуация на производстве
Исходные данные: Вы недавно назначены начальником цеха в крупной промышленной организации (ранее работали в другой компании). Еще не все сотрудники лично знают вас. До обеда остается два часа. Проходя по коридору, вы видите трех работников вашего цеха, которые активно обсуждают что-то и не обращают на вас внимания. Возвращаясь через 20 минут, вы видите ту же картину.
Постановка задачи: Какое поведение вы выберете? (Обоснуйте свой ответ)
а) Остановитесь, дайте понять работникам, что вы новый начальник цеха. Мимолетно заметите, что они слишком долго беседуют и пора приступать к работе;
б) Спросите, кто их непосредственный руководитель, пригласите его в свой кабинет;
в) Сперва узнайте о чем они говорят, затем представьтесь и спросите, есть ли у них какие-либо претензии к руководству. Предложите им продолжить работу в цехе;
г) Сначала представьтесь, узнайте о состоянии работы в их бригаде, загрузке и о трудностях. Запомните этих работников.
Ответ: Остановлюсь, позволю работникам понять, что я новый начальник цеха (отдела). Мельком замечу, что они слишком долго беседуют и пора приступить к работе.
— Различные требования к проверкам;
— Межличностные отношения и так далее.
Использование мотивации является очень важным для достижения целей организации. Готовность сотрудника полностью раскрыть свой потенциал (профессиональные знания, деловые навыки, способности) зависит от его трудовой мотивации. Трудовая мотивация персонала формируется в процессе работы в организации.
Контроль, с точки зрения руководителя, представляет собой четкую и обдуманную систему мероприятий для проверки правильности исполнения указаний и распоряжений руководства. Это понятие также включает наблюдение за точным выполнением работниками своих функциональных обязанностей. В организации, где значительная часть работы выполняется людьми, а не машинами и механизмами, контроль непосредственно связан с властью и административным регулированием деятельности.
2. В процессе выполнения работ используется обратная связь текущего контроля, чтобы достичь целей и решить проблемы до того, как это потребует больших затрат. Заключительный контроль включает использование обратной связи после выполнения работ. Результаты сравниваются с требуемыми сразу после выполнения работ или по истечении определенного времени.
Хотя заключительный контроль не позволяет реагировать на проблемы в момент их возникновения, он предоставляет информацию для планирования будущих работ и способствует мотивации.
4. Обратная связь в контрольной системе позволяет изменить «входные» параметры, чтобы достичь требуемых характеристик на «выходе». Руководитель, анализируя обратную связь, вносит изменения в цели и процессы функционирования, чтобы получить желаемый результат. Таким образом, эффективная обратная связь поддерживает выходные характеристики на определенном уровне независимо от внешних и внутренних факторов. Обратная связь в системе контроля позволяет своевременно исправлять отрицательные результаты и усиливать положительные.
Организация системы внутреннего финансового контроля
Для реализации внутреннего финансового контроля необходимо:
Каким образом выбрать формы и методы осуществления внутреннего финансового контроля
Определите наиболее подходящие для вашего учреждения формы контроля или их сочетание:
Операции должны быть одобрены (согласованы, санкционированы). Это может выполняться сотрудниками учреждения (обычно руководителями структурных подразделений) с соответствующими полномочиями, а также контрольным подразделением;
Выполняйте оперативный (ежедневный) мониторинг и анализ фактов финансово-хозяйственной деятельности. Это могут проводить уполномоченные сотрудники учреждения или контрольное подразделение;
Проводите проверки (ревизии), обследования и инвентаризации. Это может выполнять контрольное подразделение (штатные ревизоры), комиссия учреждения или привлеченные аудиторы (ревизоры).
Какие особенности и риски в деятельности учреждения нужно проанализировать
Для организации внутреннего контроля в вашем учреждении анализируйте:
Изучите информацию о проверках контрольных органов, в том числе акты проверок и проведенные инвентаризации. Они помогут выявить наиболее проблемные направления финансово-хозяйственной деятельности учреждения;
Изучите штатный и фактический состав, возможность их оптимизации, рабочую нагрузку на сотрудников, особенности учреждения, профессиональный уровень работников (стаж работы по специальности и в учреждении, наличие соответствующего образования в бухгалтерии (аудите, налогообложении)).
Выберите формы и методы контроля с учетом наиболее проблемных областей деятельности учреждения (с наивысшей степенью риска нарушений). Максимальная эффективность контроля достигается при полном применении всех форм контроля.
Какой способ организации внутреннего финансового контроля использовать
Исходя из характеристик вашего учреждения, выбранных форм и методов контроля, определите наиболее подходящий способ (или их комбинацию) организации внутреннего контроля. Например:
Создание отдельного структурного подразделения для проведения внутреннего контроля
Создание отдельного подразделения (например, отдела внутреннего контроля (аудита)) является наиболее затратным, но и наиболее эффективным способом.
Если ваше учреждение имеет значительный объем закупок, филиалы и получает финансирование от разных источников, риск нарушений является достаточно высоким. Создание отдельного структурного подразделения будет оправдано, так как это позволит контролировать все этапы — предварительный, текущий и последующий. Прямое подчинение такого подразделения руководителю учреждения обеспечит независимость контроля.
Введение должности ревизора (аудитора)
В штатной структуре учреждения размещение должности ревизора (аудитора) является оптимальным способом контроля для учреждений, осуществляющих малый объем закупок, получающих финансирование от разных источников и имеющих высокий риск нарушений.
Введение такой должности позволяет осуществлять предварительный, текущий и последующий контроль.
Создание специальной комиссии
Вы можете создать комиссию для внутреннего контроля. Этот способ является наиболее экономичным и гибким. Состав и численность комиссии могут меняться в зависимости от текущих задач. Он оптимален для учреждений с небольшой финансово-хозяйственной деятельностью.
Позволяет осуществлять только последующий контроль.
Распределение функций между сотрудниками
Если у вас есть возможность оптимизировать рабочее время сотрудников, вы можете распределить функции внутреннего контроля между ними. Например, можно ограничить время, которое работник тратит на выполнение своих основных обязанностей, и выделить оставшееся время на контрольные процедуры. Этот метод эффективен с экономической точки зрения, но не обеспечивает должную независимость контроля.
Позволяет осуществлять только предварительный и текущий контроль.
Привлечение внешнего ревизора (аудитора, консультанта)
Привлечение квалифицированного внешнего ревизора (аудитора, консультанта) по договору позволяет обеспечить независимость контроля и высокое качество результатов, хотя такой способ является затратным.
Однако обычно такой способ позволяет осуществлять только последующий контроль.
Комбинация нескольких способов
Комбинирование нескольких способов контроля может быть полезным, если нет достаточных финансовых и трудовых ресурсов, но требуется использование всех форм контроля. Например, можно создать специальную комиссию и распределить функции между сотрудниками. Такой подход позволит осуществлять предварительный и текущий контроль сотрудниками, а последующий контроль — комиссией.
Более детальную информацию о текущем материале можно обнаружить в СПС КонсультантПлюсГотовое решение: Как устроить внутренний финансовый контроль в организации (КонсультантПлюс, 2019)
Формы, виды и основные методы финансового контроля
Основные подходы к определению видов, форм и методов финансового контроля
Финансовый контроль представляет собой набор мер, проводимых экономическими субъектами для проверки и анализа элементов финансовой инфраструктуры, управления и отчетности в организации. Рассмотрим эти подходы подробнее.
Форма финансового контроля — это показатель, отражающий способ, которым субъект осуществляет контроль своих действий. В российской практике представлены три основных формы финансового контроля:
Вид финансового контроля — это признак, который позволяет классифицировать соответствующие меры контроля по определенным категориям. В литературе выделяют следующие базовые основания для классификации видов финансового контроля:
Используя эту аналогию, можно рассматривать соответствующие виды и формы финансового контроля как сходные признаки. Многие российские эксперты анализируют данное сходство.
Метод финансового контроля — это признак, отражающий специфику конкретных инструментов проверок, которые использует субъект контроля. Существуют три основные категории методов:
Рассмотрим подробнее ключевые характеристики финансового контроля — виды, формы и методы — и их классификацию на основе указанных оснований.
Формы финансового контроля: предварительный, текущий, последующий
Есть три основные формы контроля финансовой деятельности: предварительный, текущий и последующий контроль.
Предварительный контроль предназначен для осуществления контрольных мероприятий до того, как проверяемая организация реализует юридически значимые события. Например, расходы бюджетных средств по различным статьям, если речь идет о государственной или муниципальной организации, или инвестиции из не распределенной прибыли, если речь идет о коммерческих фирмах.
Осуществление предварительного контроля подразумевает проверку готовности соответствующих организаций для проведения финансовых операций. Проверяющий должен удостовериться в законности операции и в том, что ее проведение соответствует интересам заинтересованных лиц (инвесторов, руководителей, государства, муниципалитетов). Предварительный контроль позволяет выявить ошибки, допущенные организацией при подготовке документов, необходимых для реализации конкретной операции.
Текущий контроль предполагает проверку финансовых операций непосредственно в период их осуществления. Обычно такие действия связаны с проверкой документов, которые подтверждают транзакции, или мониторингом работы ответственных подразделений, таких как бухгалтерия, финансовые отделы, склад, логистические службы, от которых зависит успех финансового управления организации.
Последующий контроль — это совокупность действий контроля, включающая проверку финансовых операций, которые уже были выполнены компанией. Он помогает выявить несоответствия результатов данной операции закону, оценить обоснованность финансовых операций и дать рекомендации по улучшению реализации будущих событий.
Классификация видов контроля по срокам
Рассмотрим суть разных видов финансового контроля, основываясь на представленной классификации. Первый его аспект, который мы исследуем, — это время выполнения контроля. Такие виды контроля могут соответствовать оперативным, плановым и внеплановым проверкам.
Оперативные финансовые проверки отличаются, прежде всего, по продолжительности и частоте проведения. Они могут осуществляться контролирующим субъектом еженедельно или ежемесячно.
Что касается плановых проверок, то они, как правило, продолжительнее. Они проводятся реже — раз в год, полгода или даже несколько лет. У проверяемой организации обычно есть достаточно времени для подготовки к плановому финансовому контролю.
Общей характеристикой оперативных и плановых проверок является наличие расписания для контролирующих субъектов. Даже если проверки проводятся очень часто, например, еженедельно, руководство компании обычно заранее знает точное время визита проверяющих и то, что они будут исследовать.
Внеплановые проверки, в свою очередь, могут выполняться без уведомления, не привязываясь к какому-либо расписанию и с любой частотой. Информация о том, чем будут заниматься проверяющие и какие документы они могут запросить, может быть закрыта для проверяемых организаций непосредственно перед проведением внепланового контроля.
Классификация видов контроля по субъектам
Существует широкий спектр возможных участников финансового контроля. Российские эксперты выделяют следующие основные группы:
Рассмотрим их подробнее.
Финансовый контроль: государственные органы
Органы исполнительной власти, которые чаще всего выполняют роль участников контроля, включают Министерство финансов, Федеральную службу по финансовому мониторингу, Федеральную налоговую службу, Федеральную таможенную службу, государственные внебюджетные фонды, Федеральное казначейство, а также организации, подчиненные им на региональном уровне.
Орган, отвечающий за конкретный вид контроля, обычно определяет специализированный департамент. Например, Федеральная налоговая служба проводит налоговый контроль, а Федеральная таможенная служба осуществляет таможенный контроль.
Подробнее о налоговых проверках можно узнать в статье «Информация о налоговой проверке – что это и каковы процедуры?».
Что касается законодательных органов, финансовый контроль наиболее часто выполняется Счетной палатой, которая формируется совместно с Государственной Думой и Советом Федерации Российской Федерации. В пределах субъектов Российской Федерации также создаются счетные палаты совместно с региональными законодательными органами.
Субъекты финансового контроля: банки, аудиторы
Финансовый контроль может осуществляться Центральным банком и коммерческими кредитными учреждениями. При этом коммерческие учреждения являются подотчетными Центральному банку по основным финансовым мероприятиям.
Виды аудиторов бывают внешними и внутренними (или ведомственными). Внешние аудиторы, как правило, осуществляют финансовый контроль на коммерческой основе в качестве предоставляемой услуги. При этом результаты таких проверок обычно передаются внешним сторонам, таким как инвесторы или банки.
Внутренний аудит — это разновидность финансового контроля внутри корпорации или ведомства. Результаты внутреннего аудита, как правило, используются в пределах конкретной организации. Чаще всего эту функцию выполняют внутренние службы компании. Однако иногда фирмы обращаются к внешним аудиторам, которые предоставляют услуги в форме аутсорсинга.
Субъекты финансового контроля: вышестоящие структуры, общественники
Финансовый контроль может быть осуществлен органами, которые отчитываются перед организацией, такой как холдинг, центральный офис, главное управление, центральный аппарат и т.п.
Также финансовый контроль может быть запущен общественными объединениями. В таком случае, они могут быть самостоятельными проверяющими субъектами (если у них есть квалифицированные сотрудники для проведения контроля), а также направлять обращения к другим контролирующим органам, которые имеют отношение к организации, на которую обратили внимание общественники.
Субъекты финансового контроля: внутрикорпоративные и внутриведомственные структуры
Работа внутрикорпоративных или внутриведомственных субъектов финансового контроля — это обычно осуществление задач в более узкой области по сравнению с теми функциями, которые выполняют описанные ранее структуры. К таким субъектам относятся службы и отделы финансового анализа, а также структуры, осуществляющие внутренний аудит.
Классификация видов контроля: направления проверок
У российских исследователей есть еще одно основание для классификации видов финансового контроля — направление проведения проверок. Это может быть разделено на 3 основные категории:
Касательно первого направления финансового контроля, проверяющие обычно анализируют правовые источники, на основе которых организация принимает управленческие решения в отношении капитала.
С технической точки зрения может проводиться проверка инфраструктуры, используемой для реализации правовых действий, таких как подписание банковских и других документов с использованием электронных цифровых подписей. Это направление проверок может включать в себя также ревизионные мероприятия, например, проверку соответствия программного обеспечения для электронных ключей требованиям законодательства.
Третье направление проверок включает анализ документов, связанных с бухгалтерской, налоговой и управленческой отчетностью. Это могут быть исходные документы, стандартные формы, бланки, внутренние источники информации и выписки.
Методы финансового контроля: документальная проверка
Методы, относящиеся к данной группе, включают в себя:
Методы для финансового контроля: фактическая проверка
Методы, используемые для финансового контроля, применяемые в данной группе, могут быть следующими:
Что касается первого аспекта — инфраструктура, имеющаяся у предприятия, может подвергаться проверке с целью определения соответствия нормам СанПиНа, экологическому законодательству, различным ГОСТам, а также внутренним нормам предприятия.
Проведение измерений и испытаний может помочь контролирующему лицу при поиске дефектов, связанных с производимыми на предприятии товарами, а также при обнаружении нарушений требований законодательства в области охраны труда. Если рассматривается внутренний контроль, то можно выявить слабые места в организации производства.
Проведение инвентаризации является дополнительным методом, который позволяет выявить недостатки в наличии тех или иных элементов. Это может быть важно как с точки зрения реальных потребностей предприятия, так и совместимости озвученных в отчетности объемов производственных ресурсов с реальными.
Методы финансового контроля: проверка компетентности
Основным вектором работы в рамках проверки системы компетенций является кадровый менеджмент. Проверяющие специалисты применяют разнообразные подходы для взаимодействия с сотрудниками, ответственными за управление финансами предприятия, и выяснения, насколько их опыт и навыки соответствуют поставленным задачам.
Предлагаемые методы финансового контроля могут включать проведение тестов, интервьюирование, организацию фокус-групп, мониторинг производственных навыков сотрудников, проведение опросов, анализ персональных данных сотрудников, изучение их профилей в социальных сетях. Еще в некоторых случаях можно обратиться к предыдущим работодателям или образовательным учреждениям, где наши работники получали образование.
Виды контроля: предварительный, текущий, заключительный
< p >Контроль не ограничен только менеджером-контролером и его помощниками. Каждый руководитель, независимо от своего положения, должен выполнять контроль как часть своих обязанностей, если это необходимо.< /p >
< p >Существуют три основных типа контроля: предварительный, текущий и заключительный.< /p >
< p >Предварительный контроль называется так, потому что он выполняется перед началом фактической работы.< /p >
< p >Если говорить о предварительном контроле в области человеческих ресурсов, то в организациях он достигается путем анализа требуемых для выполнения задач знаний и навыков, а также отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для этого необходимо установить минимальный уровень образования и проверить рекомендации и документы претендентов на рабочие места. Важно также установить справедливую оплату труда и провести психологические тесты. Организации также могут проводить собеседования с кандидатами до их найма. В некоторых случаях предварительный контроль проходит и после того, как работник уже принят на работу, во время обучения. Это позволяет определить, какие знания и навыки необходимо добавить работникам перед началом работы. Обучение перед наймом повышает вероятность успешного выполнения задач.< /p >
< p >Текущий контроль — это контроль, осуществляемый во время работы. Обычно он направлен на руководство подчиненными и является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчиненных и обсуждение проблем позволят предупредить отклонения от планов и инструкций, чтобы избежать серьезных проблем для организации.< /p >
< p >Текущий контроль не проводится одновременно с работой. Он основан на измерении фактических результатов, полученных после завершения работы. Для проведения текущего контроля необходим обратный отклик системы управления.< /p >
< p >< b >Все системы с обратной связью:< /b >< /p >
< p >2. Используют внешние ресурсы.< /p >
< p >3. Преобразуют внешние ресурсы для внутреннего использования.< /p >
4. Следят за крупными отклонениями от задуманных целей.
5. Поправляют данные отклонения, чтобы обеспечить достижение целей.
Последний контроль. При текущем контроле применяется обратная связь в процессе выполнения самих работ для достижения нужных целей и решения возникающих проблем до того, как это потребует слишком больших затрат. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после выполнения работ. Или сразу после завершения контролируемой деятельности, или через определенный заранее промежуток времени сравниваются полученные фактические результаты с требуемыми.
Правила контроля и виды: предварительный, текущий, заключительный
Контроль в деятельности достигается только при соблюдении некоторых правил:
1. Контроль должен быть всесторонним и охватывать основные аспекты работы организации — внешнюю среду и внутренние процессы.
2. Система контроля должна быть стратегически направлена и соответствовать основным приоритетам развития организации.
3. Система контроля должна быть гибкой и оперативно реагировать на изменения, в том числе в структуре и управлении организацией.
4. Система контроля должна быть экономичной, принесение пользы от контроля должно превышать затраты на его проведение.
5. Эффективный контроль должен быть индивидуализированным и ориентированным на конкретные процессы, результаты и людей, независимо от их персональных качеств и положения в коллективе.
6. Для успешного контроля необходимо относиться к работникам без подозрений, исключать нежелательное наблюдение. Необходимо избегать излишнего или недостаточного контроля, который указывает на недостаток заботы о персонале и делах организации.
7. Контроль должен быть ориентирован на результаты, его конечная цель заключается в решении задач, стоящих перед организацией.
Для управления контроля в менеджменте используются следующие виды контроля:
1. Предварительный контроль. Этот вид контроля осуществляется еще до начала рабочего процесса. Он направлен на обеспечение необходимых условий для непрерывного функционирования предприятия и определения готовности персонала, системы управления и производственной сферы компании к началу работ. Предварительный контроль в менеджменте позволяет определить, способен ли заданный коллектив справиться с поставленными задачами организации.
Кадры являются основными исполнителями предварительного контроля, они определяют профессиональную пригодность сотрудников предприятия с помощью тестов и собеседований. Также важно проверить, знают ли сотрудники свои обязанности и права, а также понимают ли они глобальные цели организации.
К другим аспектам предварительного этапа контроля в менеджменте относится оценка финансовых и материальных ресурсов компании. Финансовые возможности оцениваются по таким документам, как бюджет или смета, а материальные ресурсы проверяются по состоянию складских помещений, наличию сырья и гарантии поставок.
Текущий контроль. В менеджменте существует форма контроля под названием текущая оценка, которая осуществляется во время хозяйственной деятельности компании. Главная цель этой процедуры — совершенствование производственного процесса и его максимальная корректировка для достижения заданной цели в кратчайшие сроки. На данном этапе важно выявить все отклонения от заданных рабочих параметров и устранить их. В менеджменте существуют две формы текущего контроля — стратегическая и оперативная. Оперативный контроль осуществляется параллельно с выполнением основной работы и включает оценку распределения времени, соблюдения последовательности производственных операций и качества труда персонала. Что касается стратегической части, она отражает эффективность использования ресурсов предприятия для достижения глобальной цели. Дополнительно исследуется, применяются ли во всех отделах новые методы работы, осуществляется поиск более совершенных технологий и т.д.
Заключительный контроль. Третья форма контроля в менеджменте — заключительная — проводится после завершения производственного процесса. Ведется подведение итогов, анализируется поведение руководителя и анализируются результаты работы с целью коррекции планов организации на будущее.
Дата добавления: 2018-06-01 ; просмотров: 3524 ; Мы поможем в написании вашей работы!