Штатное расписание чем регламентируется
Штатное расписание чем регламентируется
Назначается для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации согласно ее Уставу (Положению). В штатном расписании указывается список структурных подразделений, должности, специальности, профессии с указанием квалификации, а также информация о количестве сотрудников в штате.
При заполнении раздела 4 количество сотрудников на соответствующих должностях (профессиях), которые предусматривают содержание неполной штатной единицы, с учетом особенностей работы на основе совместительства в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и т.д.
В разделе 5 «Тарифная ставка (оклад) и т.п.» указывается сумма месячной заработной платы в рублях по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доли или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и прочее в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации согласно действующему законодательству Российской Федерации, коллективным договорам, трудовым договорам, соглашениям и внутренним нормативным актам организации.
Утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или лицом, уполномоченным на то.
Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лицом.
Штатное расписание на 2021 год: образец заполнения
<р style="clear: both"><изображение src="https://www.buhonline.ru/Files/Modules/Publication/15295_o_l_1x.png" /> Вы должны иметь штатное расписание, это очень важный документ для каждого работодателя (организации или ИП). Вам могут грозить не только штрафы за нарушение трудового законодательства, но и проблемы при налоговых и других проверках, если у вас нет «штатки». Если вы хотите узнать, как составить, утвердить или изменить штатное расписание в 2021 году, прочитайте нашу статью.
Что такое штатное расписание
Штатное расписание — это специальный документ, предназначенный для установления и структурирования различных подразделений, а также состава и количества работников в организации. В соответствии с унифицированной формой № Т-3, утвержденной постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1, в штатном расписании должен быть указан перечень структурных подразделений, должностей, специальностей и профессий с указанием не только квалификации, но и штатных единиц. Кроме того, в документе могут быть представлены данные о заработной плате для каждой должности, что обычно указывается в письме от Роструда от 22.03.12 № 428-6-1.
Более подробное, но более широкое определение штатного расписания можно найти в судебной практике, где судьи отмечают, что это важный документ организационно-распорядительного характера. Он содержит информацию о различных аспектах, включая подразделения и основной состав персонала.
Кто и зачем должен составлять
Важно! Если организация или ИП планирует заключить трудовой договор хотя бы с одним работником, необходимо в первую очередь составить штатное расписание.
Наиболее часто штатное расписание требуется представить во время проверок со стороны Трудинспекции. Однако это не означает, что его можно составить задним числом, когда работодатель попадет в план «трудовых» проверок. Этот документ также могут запросить контролеры из ФСС для выяснения правильности начисления взносов (п. 91 методических указаний, утвержденных постановлением ФСС от 07.04.08 № 81). Такое же право имеют и специалисты ПФР в рамках проверки индивидуальных сведений (п. 2 приложения № 1 к методическим рекомендациям, утвержденным постановлением Правления ПФР от 30.01.02 № 11п). Штатное расписание также может быть запрошено налоговиками, если они решат, что данный документ связан с деятельностью проверяемого налогоплательщика (п. 1 ст. 93.1 НК РФ, письмо Минфина от 09.10.12 № 03-02-07/1-246).
Также имеется еще одна важная причина для составления штатного расписания. Оно является неотъемлемым доказательством в спорах при увольнении в связи с сокращением численности или штата. Именно этот документ может подтвердить, что в структуре организации реально произошли изменения, и следовательно, сокращение произошло не по формальным причинам.
Чем грозит отсутствие штатного расписания
Нарушение данных правил влечет за собой ответственность перед законом.Организациям могут быть применены штрафы в размере от 30 000 до 50 000 рублей, а ИП и должностным лицам — от 1 000 до 5 000 рублей. Право решения о наложении наказания имеют Трудинспекция или суд.
Не предоставление «штатки» по требованию контролеров также может повлечь за собой и другие санкции. Например, налоговая служба может выписать штраф в размере 200 рублей на основании статьи 126 Налогового кодекса РФ, если организация или ИП не предоставят данную документацию. Кроме того, возможно наложение налоговых доначислений, так как некоторые расходы или суммы страховых взносов не будут подтверждены.
Требования к штатному расписанию
Документ будет считаться легальным, если он содержит следующую информацию: перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, количество штатных единиц и заработная плата по каждой должности. Также необходимо указать, что документ называется «Штатное расписание» и указать данные конкретного работодателя. Также желательно указать номер документа по ОКУД — 0252251.
Простейший способ соответствовать указанным требованиям — использовать унифицированную форму № Т-3 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). Негосударственные работодатели могут сами решать, будут ли они использовать эту форму или разработают свою. Это неоднократно было подтверждено Рострудом (письма от 09.01.13 № 2-ТЗ, от 23.01.13 № ПГ/409-6-1 и от 14.02.13 № ПГ/1487-6-1).
ВНИМАНИЕ. В форме № Т-3 указан другой номер документа по ОКУД — 0301017, который соответствует унифицированной системе первичной учетной документации по учету труда и его оплате. При желании этот код можно дополнить кодом 0252251.
Как утвердить штатное расписание
Требуется издать распоряжение или приказ работодателя, которым будет утверждено штатное расписание. Форма этого приказа может быть произвольной. Важно, чтобы было понятно, какое именно штатное расписание принимается и с какой даты оно начинает действовать. Чтобы это сделать понятным, разумно приложить утверждаемое штатное расписание к приказу.
Реквизиты приказа можно указать в шапке штатного расписания. Для этого в форме № Т-3 предусмотрены соответствующие поля.
Печать на штатном расписании не нужна. Документ можно использовать сразу после его вступления в силу по соответствующему приказу.
Не требуется ознакомление сотрудников со штатным расписанием (письмо Роструда от 15.05.14 № ПГ/4653-6-1).
Как внести изменения в штатное расписание
Необходимо произвести корректировку, если организация претерпела изменения в должностях, были отменены или переименованы старые должности, либо изменились оклады, количество сотрудников или структура предприятия. Процедура внесения таких изменений не регламентирована законодательно.
Существуют два способа это сделать. Первый — составить новое (измененное) штатное расписание вместо предыдущего. Новый документ должен быть утвержден приказом. Второй способ — изменить действующее «штатку». Для этого нужно издать приказ о внесении изменений.
Работодатель может использовать оба способа одновременно. Например, для незначительных правок (переименование, добавление, удаление должности, изменение количества штатных единиц или оклада по одной из них) можно выпустить приказ об изменениях. А для более значительных изменений — утвердить новое штатное расписание.
Также может быть использован метод «подведения итогов», который предусматривает обобщение изменений, внесенных в течение года отдельными приказами. В этом случае с 1 января следующего года должно быть утверждено новое штатное расписание, учитывающее все изменения.
Периодичность составления документа и сроки хранения
Работодателей не обязывает соответствующее трудовое законодательство периодически пересматривать штатное расписание. Это необходимо только в случае появления новых факторов (позиций, численности сотрудников, отделов, заработных плат и т. д.). Если организационная структура стабильна и не изменяется, то одобренное штатное расписание может существовать вечно.
Срок для внесения изменений в штатное расписание в связи с изменениями в структуре компании не установлен. Однако стоит помнить, что этот документ является основой для указания информации в трудовых контрактах и трудовых книжках. Поэтому новое штатное расписание необходимо утвердить заблаговременно, то есть до составления трудового контракта или внесения записи в трудовую книжку.
ИМЕЮЩИЙ ЗНАЧЕНИЕ. Как долго следует хранить штатное расписание в организации, которая его утвердила? Постоянно (в соответствии с пунктом 40 списка обязательных архивных документов управления, утвержденного распоряжением Росархива от 20.12.19 № 236;). Другими словами, штатное расписание необходимо сохранять на протяжении всего существования организации, а при ее ликвидации — передать в государственный или муниципальный архив.
Образец заполнения штатного расписания на 2021 год
В нашей компании «Лабиринт-2019» утверждено новое штатное расписание (приказ № 74ОК). Оно включает в себя 7 подразделений: АУП, бухгалтерию, отдел кадров, отдел продаж и хозчасть. Всего у нас работает 16,5 человек. Начиная с 2021 года, введены некоторые изменения в штатную численность. Например, у нас есть уборщица, которая оформлена на 0,5 ставки. Ее оклад составляет 12 тыс. руб. Теперь настало время заполнить штатное расписание по форме № Т-3, учитывая указанные данные.
Важно отметить, что при составлении штатного расписания на 2021 год, необходимо следовать ранее представленным простым правилам. Это позволит работодателю избежать проблем при проверках контролирующих органов. Также важно своевременно внести любые изменения в штатное расписание компании, чтобы избежать конфликтов в случае необходимости сокращения численности персонала.
Составляем штатное расписание на 2022 год: правила, образцы
Штатное расписание является документом, который служит для набора персонала на определенные должности и установления размеров заработной платы. Им пренебрегать некоторые компании, однако нарушение этого нормы может быть рассмотрено Глазным и редкостным таблеткой.
Цель и заинтересованные лица штатного расписания
На практике штатное расписание необходимо работодателю для внутреннего контроля и управления, а также в общении с проверяющими органами. Составление всех внутренних документов компании требует правильного указания названия должностей, профессий и специальностей сотрудников. В этом случае штатное расписание регулируется Трудовым кодексом РФ — согласно пункту 2 статья 57 ТК РФ, если труд в конкретной должности предполагает ограничения или возможность получения привилегий, название должности (специальности, профессии) должно точно соответствовать названию, указанному в профессиональном стандарте или справочнике квалификаций.
Точность в наименовании должности имеет большое значение для сотрудника при оформлении льготного пенсионного обеспечения. Одним из важнейших условий предоставления пенсионных льгот является строгое соответствие записей о наименовании должностей и профессий, указанных в трудовой книжке сотрудника, штатном расписании, Списке № 1 и № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение, которые установлены Постановлением кабинета министров СССР от 26 января 1991 г. № 10.
Чем грозит отсутствие штатного расписания
Поскольку это только рекомендация, многие работодатели сомневаются в необходимости штатного расписания. Однако этот внутренний документ организации обычно требуется предоставлять трудовым и налоговым инспекциям во время проверок. Хотя трудовой кодекс не содержит прямого указания на обязательность штатного расписания, упоминания о нем есть в статьях 15, 57 и других статьях Трудового кодекса РФ, что позволяет Государственной инспекции труда сделать вывод о его обязательности.
Этот документ помогает работодателю обосновать увольнение работников при сокращении штата в суде. Без него работодателю трудно доказать, что увольнение было обоснованным. De Nolu также работодателю трудно доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые могли быть предложены увольняемым сотрудникам (по статье 179 Трудового кодекса РФ работодатель обязан предложить другую работу при сокращении штата; эти вакансии указываются в штатном расписании organ ). Частота утверждения штатного расписания определяется организационными нормативными документами, обычно он требуется по крайней мере при сокращении штата или при введении новых должностей и изменении размера заработной платы.
Кто и как составляет и ведет штатное расписание
Однако составление такого рода документации является неотъемлемой функцией экономиста из отдела организации и оплаты труда, так как является своего рода священным долгом (Постановление Минтруда России № 37 от 21.08.1998). Штатное расписание подписывается не только составителем, но и главным бухгалтером, это указано в унифицированном бланке.
Обычно бухгалтеры, кадровики и юристы, ведущие учет численности персонала и заработной платы, занимаются расчетом потребности в персонале. Так как кадровый список является нормативным документом, который определяет структуру и численность сотрудников, а также размеры заработной платы в зависимости от должности, штатное расписание утверждается руководителем организации. Ответственность за документ несут руководитель компании и главный бухгалтер, так как они его подписывают.
Штатное расписание может быть составлено на любой срок, но обычно оно действует на протяжении года и пересматривается каждый новый год. Чтобы этот процесс проходил гладко, его следует описать в инструкции по делопроизводству и указать следующее:
Форма документа
Вот так представляется стандартная форма, которая была утверждена постановлением Госкомстата:
Как правильно заполнить документ № Т-3
Давайте посмотрим в деталях, как составить штатное расписание на 2022 год в правильной форме. Как указано в примере, реквизиты формы оформляются точно также.
Укажите полное наименование организации в соответствии с учредительными документами, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если у вас есть сокращенное наименование, укажите его в скобках после полного наименования.
Код организации состоит из восьми символов по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Номер документа и дата составления записываются в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ. Введите дату начала действия документа и продолжительность его действия.
В форме есть десять полей, но при необходимости их можно легко добавить. Инструкция по заполнению штатного расписания указывает, что наименование подразделения следует указывать без сокращений в соответствии с классификатором подразделений, утвержденным работодателем. В алфавитном порядке или по убыванию количества сотрудников можно указать наименования подразделений, если для предоставления льгот сотрудникам имеет значение наименование подразделения, в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другими соответствующими документами.
Код подразделения указывается в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатор отсутствует, вы можете присвоить коды подразделений в алфавитном порядке или по другому принципу.
Важно помнить, что должность в штатном расписании должна быть названа правильно. Название должности (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация следует указывать без сокращений для каждого структурного подразделения, начиная от руководителя и заканчивая техническим исполнителем. Обратите внимание: учтите, что рабочим следует указывать профессии, а служащим — должности (см. абз. 7 ст. 144 Трудового кодекса).
Количество штатных единиц указывается для каждой должности или профессии. Если предусмотрена работа по совместительству, укажите соответствующую долю (например 0,5; 2,75 и т. д.). Тарифная ставка и оклад указываются в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и пр.). Размер оклада следует указывать в рублях или в виде процента, коэффициента и т.д. Указание заработных плат в долларах более не распространено. Закон о валютном регулировании явно запрещает это, а в Трудовом кодексе говорится, что работодатель обязан выплачивать заработную плату в рублях.
Надбавки. В полях 6-8 указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, предусмотренные законом или устанавливаемые по инициативе работодателя. Поле «Всего» отражает общую сумму, полученную путем сложения значений полей 5-8 (оклад и надбавки), умноженную на количество штатных единиц.
Если информация в графах формы неоднозначна и требует пояснения, то заполняется примечание.
В графе «Итого» необходимо указать общее количество штатных единиц и сумму выплат по всем ставкам с учетом надбавок. Это будет составлять месячный фонд заработной платы. Подписи под документом должны быть сделаны кадровым руководителем и главным бухгалтером.
Готовим приказ на утверждение
Как поступить после завершения проекта документа? Чтобы ввести его в действие, необходимо вынести утверждение приказом, который указывается в верхнем правом углу бланка. В самом приказе фиксируется утверждение штатки, с информацией о количестве штатных единиц и сроке введения документа в действие. Подписывается приказ руководителем компании либо другим уполномоченным лицом, после чего регистрируется в соответствующем журнале. На приказ ставится регистрационный номер. Затем приказ вместе с расписанием отправляются на постоянное хранение вместе с остальными документами, относящимися к основной деятельности.
Специалисты разъясняют, как формировать временное штатное расписание структурных подразделений и в каких случаях это необходимо. Простой ответ заключается в том, что временное расписание составляется при наличии временного проекта, например, при запуске нового продукта, когда невозможно точно определить срок его реализации. В таких случаях составляется временное штатное расписание на конкретный период, а не на один год. Обязательно утвердите план организации с обоснованием временного характера документа. Из-за развития пандемии, медицинские учреждения формируют временное штатное на основании Приказа Минздрава от 19.03.2020 № 198н. Численность и структуру подразделения в этом случае определяет руководитель, основываясь на объеме оказываемой медицинской помощи.
Как вносить изменения
В связи с тем, что штатные расписания утверждают приказом, любые изменения в них вносятся с помощью соответствующих приказов. Обычно дата выпуска приказа об изменении не совпадает с датой вступления изменений в силу.
Изменения зачастую затрагивают штатных сотрудников, поэтому после них следует изменение трудовых договоров. В большинстве случаев данные изменения требуют согласия работников, а также соблюдения сроков уведомления персонала и прочие условия.
Посмотрим, как можно отразить изменение заработной платы сотрудников. Работодатель обязан уведомить своих сотрудников об этом за два месяца до введения изменений, а затем опубликовать приказ о внесении изменений в штатное расписание. В этом приказе должны быть указаны должности, новые выплаты и дата вступления изменений в силу. Сотрудники отдела кадров, которые будут осуществлять изменения в трудовых договорах, ознакамливаются с приказом и проставляют свои подписи.
После этого заключаются сотрудниками дополнительные соглашения. В таких соглашениях недостаточно просто отразить факт увеличения или уменьшения заработной платы, необходимо также указать причины в соответствии со статьями 22 и 132 Трудового кодекса РФ. Размер заработной платы сотрудника является важным условием трудового договора и зависит от его квалификации, сложности работы, объема и качества проделанной работы. В противном случае сотрудник может потребовать доплаты за предыдущие периоды, во время которых он выполнял ту же работу, но получал меньшую заработную плату.
Уменьшение размера оплаты труда в одностороннем порядке вполне допустимо в соответствии со статьей 74 Трудового кодекса РФ, но требует строгого следования всей процедуре: изданию соответствующего приказа о введении изменений, письменному уведомлению сотрудников за два месяца и предоставлению всех вакантных штатных должностей сотруднику, отказывающемуся принять работу в новых условиях. Если сотрудник согласен на новые условия, с ним заключается дополнительное соглашение. Если он готов перейти на другую вакантную штатную должность, его перевод оформляется. Если, несмотря на соблюдение всей процедуры, сотрудник отказывается трудиться за меньшую заработную плату, работодатель имеет право уволить его согласно пункту 7 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ.
Штатное расписание. Унифицированная форма Т-3
Для систематизации информации о структуре персонала, численности сотрудников, заработной плате, доплате и т. д., компании и предприятия используют унифицированное формальное расписание т-3. Этот документ обязателен для каждого предприятия, а также для индивидуальных предпринимателей, у которых есть штат сотрудников. В связи с этим у работодателей и сотрудников HR-отделов возникают вопросы о обязательности использования унифицированной формы т-3, ее заполнении, внесении изменений и утверждении нового штатного расписания.
Образец и бланк штатного расписания в формате excel 2020 года
Обращаем ваше внимание! Этот материал доступен для скачивания в КонсультантПлюсе.
Необходимо ли организациям иметь штатное расписание?
Представим две противоположные точки зрения на этот вопрос, которые присутствуют сегодня. По мнению первой стороны, предприятия должны неизбежно составлять и иметь штатное расписание. Именно в нем фиксируются профессиональные функции работника и его заработная плата, наряду с трудовым договором. Статья 15 (разъясняет понятие трудовых отношений) и статья 57 ТК РФ (определяет содержание и сущность трудового контракта) устанавливают профессиональные функции как «работу по должности в соответствии со штатным расписанием».
Приверженцы второй точки зрения утверждают, что решение о наличии штатного регламента принимает сам руководитель компании. Они аргументируют это мнение следующим образом:
Следовательно, нигде не установлено, что штатное расписание обязательно для использования.
Важно! Федеральная служба страхового надзора, Пенсионный фонд Российской Федерации, Федеральная налоговая служба согласны с первой точкой зрения. Федеральная служба страхового надзора нуждается в этом документе, чтобы удостовериться в правильности начисления страховых взносов, Пенсионный фонд Российской Федерации — для получения дополнительной информации о стаже работы. Налоговые органы могут запросить штатное расписание во время проверок на месте.
Основные задачи штатного расписания в компании
Штатное расписание (ШР) может быть полезным для компании, выполняя следующие задачи:
таким образом, не стоит принижать значение также документа, как ШР, для организации и ее HR-отдела, если такой имеется.
Время действия
Срок дейсвия штатного расписания может быть выбран самостоятельно организацией. Обычно его составляют на год. Если организация небольшая, с небольшим количеством сотрудников и медленно развивающаяся, то ШР может действовать несколько лет. В больших компаниях, где штат персонала быстро растет, документ составляется ежегодно.
Если в течение года возникают новые должности, меняется число штатных единиц, названия вакансий и зарплата, то в ШР могут быть внесены изменения и дополнения. Это делается путем выпуска специального распоряжения (о котором будет рассказано ниже) и внесения изменений в ШР.
Обязательно применять именно форму Т-3?
Постановлением №1 от 05.01.2004 года Госкомстата России было установлено стандартное расписание в формате Т-3. Однако, с января 2013 года все унифицированные бланки стали необязательными для использования. Это означало, что руководители компаний стали иметь возможность создавать собственные бланки. Более того, была открыта возможность добавлять новые разделы к уже существующим унифицированным формам.
Большинство хозяйствующих субъектов все же предпочитает использовать форму Т-3, поскольку эта форма очень привычна для многих бухгалтеров, кадровиков со значительным опытом работы, а также для сотрудников проверяющих ведомств, поскольку она содержит все необходимые данные. Ведь зачем изобретать что-то новое, когда уже есть готовые стандарты?
Однако, необходимо помнить! Решение о том, какими бланками будет пользоваться хозяйствующий субъект, унифицированными или созданными самостоятельно, принимает руководство компании. Этот выбор необходимо задокументировать в учетной политике компании путем принятия отдельного приказа о внесении соответствующих изменений.
Как правильно заполнить форму Т-3 кадровому работнику
Шаблон составления штатного расписания включает две части: первая часть, вводная, и вторая часть — табличная. Разберем подробнее, как заполнить каждую из них.
Вводная часть
Сначала необходимо указать наименование организации. В данном случае, оно должно совпадать с наименованием, указанным в свидетельстве о регистрации. Если в «Наименовании» есть иностранные слова или используются латинские буквы, в штатном расписании необходимо также их указать. Сокращенное или полное наименование, которое представлено в регистре, можно указывать на свое усмотрение.
Затем следует указать код ОКПО, номер документа и дату его составления. Далее указывается также период действия расписания. Как правило, достаточно указать только дату утверждения документа, поскольку дата окончания может быть неизвестна на момент составления расписания из-за возможных изменений в работе организации.
Основная часть
Этот раздел содержит таблицу. Давайте рассмотрим, как правильно заполнить каждую из 10 граф.
Граф 1. В эту графу нужно вписать название структурного подразделения. Такие подразделения включают в себя цеха, отделы, филиалы. Удобнее указывать подразделения в иерархическом порядке. Например, в первую очередь следует указать администрацию, юридический отдел, бухгалтерию, кадровую службу — то есть те отделы, которые занимаются общими руководящими функциями. Затем необходимо указать отделы, которые выполняют ключевые функции предприятия, например, производственный отдел, отдел продаж и т.д. И только после этого следует указывать подразделения, которые выполняют дополнительные или служебные функции, например, склады, отдел снабжения и т.д.
Граф 2. В этой графе необходимо ввести код структурного подразделения. Номер кода назначает работодатель. Обычно основному отделу присваивают код «01», а отделам, которые входят в его состав, – коды «01.01», «01.02» и так далее. Такой способ обозначает место отдела в общей иерархической системе компании или предприятия.
Граф 3. В этой графе должны быть указаны сведения о должности работника, разряде, квалификации. Если можно выбрать название должности из ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий, должностей, тарифных разрядов), то лучше использовать его. Этот справочник применяется с 1994 года, поэтому некоторые профессии и должности могут быть устаревшими, а новые еще не введены.
Необходимо выбирать название из данного справочника в случае, если работнику предоставляются какие-либо гарантии, такие как льготы или компенсации. В противном случае эти гарантии не будут предоставлены.
Граф 4. В этой графе необходимо указать количество штатных единиц для каждой должности. Если в компании применяется совместительство, то это число следует указывать в виде десятичных дробей, например, 0,25, 0,5, 0,75, 1,25 и так далее. Например, если в компании есть 2 дизайнера, один на полную ставку, а другой — совместитель на полставки, это в ШР следует указать как 1,5 штатные единицы.
Кроме того, в ШР можно указать и свободные должности. Если планируется расширение штата, их можно добавить заранее, чтобы в будущем не вносить поправки в документ.
Граф 5. В этой графе необходимо указать тарифную ставку для каждой должности, то есть заработную плату за месяц.
Графы 6-8. В эти графы следует указать информацию о существующих надбавках в организации. Это может быть премии, надбавки, стимуляционные и поощрительные выплаты. В некоторых случаях надбавки определяет сам работодатель, а в некоторых они установлены Трудовым кодексом РФ, например, различные надбавки за количество отработанных лет, за вредность и т.д. Размеры надбавок могут быть фиксированными или выражаться в процентах от оклада.
Графа 9. Возможно расчет общей суммы это вся сумма за месяц.
Графа 10. Если нужно что-то уточнить или прокомментировать, можно записать примечания. Можно указать номера приказов, которыми регулируется кадровый состав и другие реквизиты.
В конце таблицы в строке «Итого» должно быть указано общее количество сотрудников предприятия и общая сумма заработной платы (в пятой графе).
В конце подписывают документ руководитель отдела кадров (также может быть другое название) и главный бухгалтер компании или предприятия. Штамп может быть поставлен по желанию руководства.
У вас остались вопросы по заполнению этого документа? Наш ФОРУМ поможет вам!
Как утвердить в компании штатное расписание
Работодатель выносит ШР на рассмотрение с помощью приказа об утверждении штатного расписания. Ответственные за разработку и заполнение формы могут быть работники кадрового отдела, бухгалтеры и сотрудники юридического отдела, а также сам руководитель в случае небольшого числа сотрудников. Если конкретный человек ответственен за работу над ШР, его нужно указать в приказе. Кроме того, эту задачу можно прописать в трудовом контракте.
Важно! Даты утверждения, ввода в работу и создания документа могут различаться. Штатное расписание можно утверждать даже после его заполнения, а вводить в работу можно и позже составления и утверждения.
В тексте распоряжения должна быть следующая информация:
Обратите внимание! Штатное расписание следует вводить в работу с 1-го числа месяца, так как оплата труда персонала начисляется ежемесячно.
Составим образец приказа об утверждении штатного расписания
В декабре 30 числа того же года
Относительно установления графика штата
1. Принять и утвердить штатное расписание номер 0 без сведения (цет) от 30 декабря 20** с сведение от MMM в обълеме личностно штатных фондах работной недели qty 35 единиц по кассного типа услуг под надом ежемесячного фонда затрат по заработной плате at this event approx. 1 238 000 Russian rubles thus 1 238 000 / 1000 > 737555443,83275559 thus EOIJKHBYIBEUK30DECCCIBCAFVGGUUU/FDH, IMFD /AAZYBTNH,SRST /LIQYCBEN,MO/BWST/LIQADDH&R4OPRDBORC, r3f.p,mo/BWST.jaddh,mo/aaOk>s43wef80835 rooPAZGHÖSJIP;.
2. Завести, актуализировать документ слежению процегистрации (цинной нотар — bbnet.ru — hçvenilirlik şart)t. штатное расписание номер 9/eur-rbf от декабря 14 данные эскиза (krepmap) подписей толченой (tümü) ных средств или exp-kolgrocc фио через декной пластине Яна и числа стекления одних рыбонпотивельству, посыпателиранной пнием одаться перез ребетотначаленной в пометутния выводомотентально15ти людшеных Е. Титровричий Анроя такая Николаев слову.
Внесение изменений в штатное расписание
Если желаете произвести изменения в штатном расписании или ввести в него новые данные, руководителю необходимо выпустить специальный приказ об изменении. В некоторых случаях это может понадобиться:
Если требуется внести значительное количество изменений, имеет смысл составить новое штатное расписание и утвердить его приказом руководителя, присвоив документу следующий номер по порядку.
После выпуска распоряжения, сотрудник отдела кадров или другой ответственный работник заносит все необходимые изменения в него.
Обратите внимание! Приказ может иметь различные заголовки типа «О частичном изменении штатного расписания», «О внесении дополнений в штатное расписание» и так далее.
Текст документа должен содержать стандартные реквизиты, такие как наименование, номер документа, дата и место составления и так далее. В основной части указываются какие именно изменения должны быть внесены и кто несет ответственность за исполнение данного распоряжения. Документ необходимо завершить подписями руководителя и ответственного за составление расписания лица.
Составляем образец приказа о внесении изменений в штатное расписание
12 августа 2020 года
Свидетельствуя о реструктуризации компании ООО «Афродита», есть планы вносить изменения в штатное расписание, которое было официально утверждено приказом №34-ОД от 29 декабря 2019 года, с 15 августа 2020 года:
1. В структурном подразделении «Правовой отдел» название должности «помощник системного администратора» будет изменено на «младший системный администратор».
2. Структурное подразделение «Редакция» будет переименовано в «Производственный отдел».
3. В структурном подразделении «Производственный отдел» должность «главный редактор» будет изменена на «руководитель производственным отделом».
4. Ответственность за реализацию этих изменений будет на Менеджере по персоналу, Е.А. Николаеве.
Гендиректор: Р.О. Симонов
Ознакомлен Менеджер по персоналу: Е.А. Николаева
Как правильно ввести новую должность в штатное расписание
Если в компании появляется новая должность, то необходимо произвести изменения в штатном расписании. Для этого руководитель выдает приказ о создании новой штатной единицы. Весь процесс начинается со составления служебной записки о необходимости создания новой должности и передачи ее работодателю. Эту записку должен составить начальник того отдела, где требуется новая штатная единица. В ней должны быть указаны все обоснования данного решения, а также предоставлена статистическая информация, подтверждающая необходимость внесения изменений, и должностная инструкция для будущего сотрудника.
Если новый сотрудник не будет относиться ни к одному из имеющихся отделов, или если он будет подчиняться непосредственно руководителю компании, то записку составляет начальник кадрового отдела. Кроме того, он может приложить к ней уже подготовленный приказ, который руководитель подпишет после ознакомления с всей документацией и принятия решения.
Закончившийся документ остается в кадровом отделе, а копии отправляются в бухгалтерию и в отдел, в котором намечается создание новой штатной единицы.
Далее ответственный сотрудник, занимающийся заполнением штатного расписания, вносит необходимые изменения.
Образец распоряжения о введении новой должности
20 сентября 2020 года
Относительно добавления новой должности
По причине расширения сферы работы компании ООО «Афродита»
Прошу внести изменения в штатное расписание, утвержденное приказом №34-ОД от 29 декабря 2019 года, начиная с 23 сентября 2020 года:
1. В организационном отделе «Производственный отдел» создать две должности СЕО-специалиста с окладом 35 тыс. рублей каждая.
2. Ответственность за выполнение данного указа возложить на менеджера персонала Е.А. Николаеву.
Гендиректор: Симонов / Р.О. Симонов
Ознакомлена с приказом:
Менеджер персонала: Николаеваы / Е.А. Николаеваы
Порядок сокращения должностей
Необходимо на основании ТК РФ предупредить сотрудников за 2 месяца до расчетыждения трудового контракта о сокращении штата и изменениях в ШР. В этот же период следует издать распоряжение, в котором будет представлен список должностей или сотрудников, подлежащих сокращению, и утвердить новый ШР, который вступает в силу после расторжения трудовых договоров. Важно отметить, что изменения в ШР будут подтверждать отсутствие рабочих мест в организации и законность увольнения сотрудников.
Образец приказа о сокращении численности
О сокращении численности сотрудников компании
В связи с уменьшением в компании объемов производства
1. 1 июля 2020 года в ООО «Афродита» будет произведено сокращение штатов в следующих должностях:
— программисты, их численность будет сокращена до 2 человек;
— веб-дизайнер, его численность будет сокращена до 1 человека.
2. Работники ООО «Афродита» будут проинформированы о предстоящем расторжении трудового договора с ними в связи с сокращением отдельных штатных единиц. Данное уведомление будет сделано менеджером по персоналу Екатериной Александровной Николаевой. Они также будут предложены свободные вакансии в организации.
3. Процедура сокращения отдельных штатных единиц будет проведена менеджером по персоналу Николаевой Е.А. и помощником юриста Романовой А.П. К 1 июля 2020 года данная процедура будет оформлена в соответствии с требованиями трудового законодательства.
4. Новое штатное расписание для ООО «Афродита» будет составлено менеджером по персоналу Николаевой Е.А. к 1 июля 2020 года.
Основание: решение учредителей от 15 мая 2020 года.
Генеральный директор: Р.О. Симонов / Симонов
Ознакомлены с приказом:
Менеджер по персоналу: Е.А. Николаева / Николаева
Помощник юриста: А.П. Романова / Романова
Выписка из штатного расписания
Работник может попросить такую выписку для ее представления в ФСС, ИФНС, ПФР и другие органы. В некоторых организациях сотрудник должен написать заявление о такой выписке, прежде чем ее получить. Руководитель не имеет права отказать сотруднику в выдаче такого документа, так как сотрудник имеет право получать от работодателя все информацию, относящуюся к нему лично.
Выписку составляет работник службы персонала, и ее заверяют работодатель, начальник службы персонала и работник, составлявший документ. Сотрудник, запросивший выписку, также ставит свою подпись.
Бумага не является копией трудовой книжки, в ней содержатся только те данные, которые касаются сотрудника, заказавшего ее.
Документ должен содержать следующую информацию:
Важно! О том, что сотруднику была выдана выписка, необходимо отразить в журнале учета исходящих документов из кадрового отдела, а также в личном деле сотрудника.
Часто задаваемые вопросы о штатном расписании. Краткий FAQ
Вопрос: Как долго следует хранить ШР и связанные с ними приказы?
Ответ: Согласно Приказу Минкультуры России от 25.08.2010 №558, эти документы необходимо хранить постоянно.
Вопрос: Можно ли указывать одну и ту же должность с разной зарплатой в ШР?
Ответ: Согласно Письму Роструда от 27.04.2011 №1111-6-1, такое недопустимо. Это может вызвать штрафные санкции за нарушение трудового законодательства. Однако, если требуется указать различные оклады, можно внести одному из сотрудников стимулирующие или компенсационные надбавки. Также возможно изменить название должности, например, меняя «менеджер» на «старший менеджер», но при этом необходимо иметь отдельную должностную инструкцию для каждой должности.
Вопрос: Могут ли быть в расписании вакантные должности? Можно ли их удалить?
Ответ: Да, такие должности могут быть указаны в штатном расписании. Если на вакантную должность больше нет необходимости, ее можно удалить путем издания приказа об изменении штатного расписания.
Вопрос: Обязательно ли предоставлять ШР организации по запросу контролирующих органов?
Ответ: Да, такой запрос может быть преследован проверяющими органами, такими как ИФНС, ПФР и трудовая инспекция.
Вопрос: Что представляет собой штатная расстановка?
Ответ: Это документ, который является необязательным для организации. Он может быть также назван штатным учетом или списком. Документ может быть изменен по мере необходимости, и для его изменения не требуется приказ. Отличие штатной расстановки от ШР заключается в том, что в ней указываются ФИО сотрудников, стаж работы в организации, табельные номера и другая информация. Главная цель такого документа — облегчить отслеживание свободных должностей. Штатная расстановка может быть полезна в организациях, где есть высокая текучка кадров. Заполнение бумаги аналогично заполнению ШР.