Что такое шифр личного дела
Архивный шифр — что это такое и как его расшифровать
Каждому документу, подлежащему хранению в архиве, независимо от типа носителя, присваивается определенный шифр. Это позволяет упростить процедуру поиска дела, так как определяет ее местонахождение среди стеллажей. Архивный шифр представляет собой буквенное и числовое обозначение, которое наносится работниками архива на единицу хранения для учета и идентификации.
Шифр — это своеобразный поисковый адрес конкретного документа или дела, используемый в качестве ссылки при работе с архивными данными. Шифр наносится на обложку дела в левом углу снизу и формируется по установленным правилам.
Архивный шифр включает в себя следующие сведения:
В зависимости от масштабов архива и правил присвоения архивных шифров, на обложке также может указываться номер коробки или количество листов.
В качестве примера можно привести следующее обозначение, проставленное на обложке дела:
Где Ф – номер архивного фонда, Оп. – № архивной описи, Д. – № дела.
Сначала указывают наименование организации, где хранится определенный документ. Если учреждение входит в число источников комплектования Архивного Фонда РФ, то документы сдаются в государственный архив на постоянное хранение после выполнения надлежащего оформления и проверки правильности формирования дел.
Единицей хранения принято обозначать обособленный документ или их сборник, который имеет самодостаточное значение.
Архивным фондом называют совокупность документов фондообразователя. В его роли могут выступать государственные и местные органы, организации и фонды личного происхождения. Каждому из них в архиве присваивают уникальный номер. В фонде могут содержаться тысячи дел.
В описи обозначается номер, заголовок и количество листов в деле. На завершенные дела независимо от сроков их хранения, прошедшие экспертизу ценности, необходимо формировать опись. После истечения сроков архивные документы уничтожаются.
Опись определяется как определенным образом сформированный архивный справочник, который содержит систематизированную совокупность единиц хранения и предназначен для их учета и закрепления принципов систематизации.
Опись дела вмещает в себя титульный лист, описательную статью и относится к категории учетных документов, поэтому является частью научно-справочного аппарата. В ней перечисляются заголовки и дополнительные сведения о составе единиц хранения. Если в фонде произошли некоторые изменения, то это должно быть зафиксировано в учетных документах.
В дело складываются документы, которые впоследствии подшиваются в общую папку, и им присваивается единый заголовок. Листы должны быть пронумерованы на лицевой стороне. Номера проставляют простым карандашом.
Листы в делах с постоянными и долговременными сроками хранения необходимо нумеровать для обеспечения удобства работы с ними в дальнейшем и обеспечения сохранности документов. Иллюстративные материалы необходимо нумеровать на оборотной стороне листа в левом верхнем углу.
Результаты нумерации листов фиксируются архивистами в доверительной записи, расположенной на последнем листе. В ней указывают цифровым обозначением и прописью количество пронумерованных листов, а также число листов внутренней описи, литерных и пропущенных номеров.
На этапе подготовки дел к сдаче в архив работниками архива заблаговременно проверяется корректность формирования и соответствие количества, включенных в опись дела, числу дел, которые были заведены, если основываться на тех сведениях, что указаны в номенклатуре дел.
Дела, выдаваемые из архивного хранилища во временное пользование читателям для ознакомления или сторонним организациям, должны обладать архивным шифром, включать пронумерованные листы и лист-заверитель дела. Взамен выданных единиц хранения необходимо размещать карту-заместитель.
Помимо оформления обложек дел на бумажных носителях, в настоящее время существует потребность в ведении электронной документации. Архивный шифр должны содержать и документы, созданные в электронной форме и внесенные в информационную архивную систему.
Подготовка электронных документов к сдаче в архив для временного или вечного хранения предполагает проведение проверки физического состояния носителей и запись на них файлов, составление описания, проставление архивных шифров в соответствии с архивной описью, а также оформление сопроводительной документации с указанием сведений о рассматриваемом документе. Архивный шифр документа является обязательным условием при составлении описания контейнера документа.
Состав личного дела работника
Личное дело — это папка, в которой хранятся документы для систематизации данных о трудовой деятельности работника. Документирование информации на государственных служащих регламентируется федеральными законами и предусматривает обязательное выполнение.
В соответствии с требованиями Федерального закона № 79-ФЗ от 27.07.2004, правила ведения личных дел работников предусматриваются для государственных учреждений и распространяются на всех служащих и чиновников. На остальные организации (коммерческие и НКО) такая обязанность не распространяется. Все юрлица и ИП имеют возможность их не вести или вести по своему желанию. Поскольку сформированные личные дела (ЛД) позволяют наилучшим образом систематизировать кадровые данные организации и дают кадровикам возможность быстро найти любую необходимую информацию, на практике их ведут практически все фирмы. Удобнее делать это в соответствии с существующими рекомендациями.
Что такое личное дело работника
Законодательство гласит, что понятие «дело» означает особый способ оформления документа или их совокупности, относящихся к одному вопросу или участку деятельности. В соответствии с подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, это документы, помещенные в папку личного дела, то есть в отдельную обложку. Особого регламента по ведению нет (есть только для гос. и муниципальных служащих). Но если компания решила вести персональные дела, придется утвердить положение о ведении личных дел и регламентировать этот процесс на уровне предприятия. В этом внутреннем нормативном акте определяется:
Кроме того, в компании назначается сотрудник, который отвечает за этот процесс.
Какие документы включают в дело
Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. При формировании личного дела работника в 2021 году в папку включают и те, и другие. Следует помнить, что копии документов обязательно заверяются в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Документы в ЛД делятся на:
В первую группу входят:
Во второй группе — договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Сюда включают сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении и подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, хранятся:
Третья, заключительная, группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении.
На что обратить внимание
Для правильного оформление личных дел работников в 2021 году следует учесть несколько ключевых моментов. Первый и основной — это определить, что включить в состав ЛД и с какой целью документы туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то персональные дела становятся многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему.
В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации (п. 2 ст. 5 152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных»).
Если спросить кадровиков про хранение копии паспорта в личном деле работника, то многие ответят, что так положено, но на норму сослаться не смогут (видимо, слышали или прочитали где-то, что в персональном деле обязательно присутствует копия паспорта, или вшили, чтобы просто была на всякий случай). Между тем, постановление ФАС Северо-Кавказского округа по делу № А53-13327/2013 от 21.04.2014 прямо требует аргументировать необходимость сохранения работодателем копий паспортов сотрудников. Только в случае обоснованной необходимости это хранение признается законным. Аналогично и с заявлениями о приеме на работу, которые обязательны для госслужбы, но для остальных организаций — уже давно элемент пережитого прошлого: сейчас этот документ при трудоустройстве не нужен.
Второй момент, на который следует обратить внимание, — хранение ЛД, личных карточек Т-2 и трудовых книжек.
Трудовые книжки содержатся как бланки строгой отчетности — в сейфах, и доступ к ним имеет ограниченный круг лиц (Приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021). Персональные дела некоторые организации тоже держат в металлических шкафах. Но в одном сейфе эти документы находиться не должны, что исключает возможность хранить трудовые книжки в персональных делах.
Теперь о возможности хранить карточки Т-2 в личных делах: карточки Т-2 всегда хранятся отдельно, поскольку являются документами воинского учета.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести личные дела работников, не нарушив Закон о персональных данных. Используйте эти инструкции бесплатно.
Сколько хранить дело
В ЛД обычно помещают документы, которые имеют разный срок хранения. Кадровики должны ориентироваться на Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019, которым и установлены все сроки хранения документов. Персональные дела сотрудников хранятся от 50 до 75 лет (п. 445 Приказа Росархива № 236).
Порядок ведения ЛД определяется на уровне фирмы. Обычно все бумаги вкладывают в него в хронологическом порядке. А чтобы ничего не потерялось, вшивают опись, которую ведут все время, заполняется справка о составе документов, входящих в личное дело работника. Бланк описи разрабатывается самостоятельно или используется образец для государственных учреждений.
Как оформить титульный лист
Первым в личном деле всегда заполняют титульный лист. Форму титульного листа персонального дела организации утверждают сами или используют ту, которую утвердили в вышестоящем ведомстве. Если разрабатываете форму титульного листа самостоятельно, возьмите за основу бланк из приложения № 6 Приказа Ростехнадзора № 372 от 30.05.2008.
На титульном листе пишут название компании, номер личного дела и Ф.И.О. сотрудника. После заполнения титульного листа в папку вкладывают все остальные документы.
Все заведенные персональные дела необходимо регистрировать в специальном учетном журнале — это удобно для поиска. Форма этого учетного документа никакими НПА не утверждена, поэтому работодатель разрабатывает ее самостоятельно. Журнал прошивается и пронумеровывается, а в его графы заносятся все номера ЛД, даты их заведения, заголовки и даты закрытия.
Вот образец, как оформить личное дело работника в 2021 году:
Архивный шифр документа: как составляется и для чего нужен
С понятием «путь до чего-либо» знаком наверное каждый. В компьютерном деле это, например, может быть путь до нужного файла, лежащего в определенной папке. Если мы запишем его как D:/my-photos/photo-1.jpg, то даже минимально знакомый с компьютером человек поймет, что речь идет об изображении photo-1, лежащем в папке «my-photos», в свою очередь эта папка находится на диске D. Вот так вот расшифровывается этот «путь» во всем нам знакомой бытовой информатике. Обратите внимание, что при указании данного «пути» мы движемся от большего к меньшему, т.е. сначала указывается большой диск, потом папка в нем, потом изображение, лежащее в этой папке.
Такая стандартизированная система наименования документа служит двум основным целям:
Таким образом, архивный шифр упрощает работу как читателям так и сотрудникам архива.
Архивный фонд
Опытные историки и сотрудники архивов знают, что номер фонда это не только сухая комбинация букв и цифр. Т.е. для указания пути до нужного нам документа этой комбинации достаточно, но в то же время у фонда есть другое свойство, которое может помочь историку в поиске необходимых документов. Суть в том, что часто документы объединяются в фонды по какому-либо признаку. Т.е. фонд это, как правило, не просто условный ящик или шкаф с разнородными документами.
Обычно, фонд содержит документы, отобранные по определённому критерию. Например, документы, связанные с жизнью какого-либо человека, могут составить отдельный фонд. При этом совершенно необязательно, чтобы этот человек был широко известен, главное, что в результате его жизни образовались какие-либо документы, представляющие историческую ценность.
Архивная опись
В описи так же делается отметка в случае если дела по каким-либо причинам выбывают из фонда (например переносятся в другой архив). По описям так же периодически проверяется комплектация фонда. Сотрудник, вооружившись описью, проверяет все ли дела фонда, указанные в описи, находятся на своём месте. После такой проверки, как правило, в опись ставится штамп или пометка о том, что такая проверка была проведена.
По характеру оформления описи бывают как рукописные так и печатные. Составляемые сейчас описи конечно печатные, но описи в старых архивах бывают и заполненными от руки. В некоторых случаях архивы предоставляют отсканированные копии своих описей, для того, чтобы читатель мог удалённо заказать интересующее дело и прислать соответствующий архивный шифр (без указания листа, разумеется).
Вот собственно и все составные части архивного шифра документов, используемых историками и сотрудниками архивов.
Архивный шифр тесно связан с понятием «исторический источник». Подробнее об исторических источниках Вы можете прочесть тут
Проставление архивного шифра дела
На обложке дела проставляется архивный шифр дела. Он состоит из номера фонда, номера описи и порядкового номера дела по описи.
Архивный шифр проставляется после утверждения или согласования описи дел ЦЭПК, ЭПК архивного органа, утверждения описи дел руководителем организации. До этого номера дел на обложках проставляются карандашом.
Для простановки архивного шифра рекомендуется использовать специальный штамп. Шифр проставляется на лицевой стороне обложки в нижнем левом и верхнем правом углах, при этом верхняя часть обоих изображений шифра должна быть обращена к середине обложки. На обложках дел к документам формата А5 возможна простановка одного архивного шифра в нижнем левом углу.
На ценных или художественных переплетах дел шифр проставляется на обороте переплета.
На темных переплетах для проставления шифра делаются наклейки из светлой бумаги, а также шифр повторяется на листе бумаги, который вклеивается под обложку для ее оформления.
При первоначальном поступлении дел фонда в государственный архив номер фонда в архивном шифре заполняется работниками архива при приеме документов.
7. Систематизация дел в описи
7.1. После завершения работы по описанию дел, карточки на них систематизируются по выбранному для данного фонда принципу систематизации или в соответствии с составленной для данного фонда схемой систематизации (за основу можно взять номенклатуру дел организации). Схема систематизации дел является основанием для внутренней организации дел архивного фонда и закрепляется описью (описями).
Схема систематизации дел архивного фонда управленческой документации может отражать исторически сложившуюся структуру фондообразователя, его функции, направления деятельности, состав документов фонда (по видам).
Схему систематизации крупных комплексов документов организаций со сложной структурой целесообразно согласовать на ЦЭПК Главархива Москвы или ЭПК архивов. Это необходимо в случаях, если структурные изменения фондообразователя были сложными, и в делопроизводстве в течение некоторого времени не было четкого распределения по годам и структурным подразделениям, при большом объеме документов в бесструктурных организациях, когда классификация их по принципу значимости или хронологии затруднена, при часто меняющейся структуре организации, при формировании коллекций документов и др.
7.2. В зависимости от схемы систематизации фонда, его объема, особенностей делопроизводства организации на дела одного фонда составляется одна или нескольких описей.
Описи могут составляться на:
— дела организации за определенный хронологический период;
— на все дела организации до момента его ликвидации, если организация прекратила свое существование;
— дела одной структурной части организации при большом объеме фонда (структурные подразделения Мэрии и Правительства Москвы) или когда организация-фондообразователь прекратила свое существование;
— на дела одного вида (переписка организации, акты проверок в контрольных органов, рукописи в издательствах, периодические издания организации и др.).
Дела по личному составу организации выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись или несколько описей.
7.3. Распределение дел внутри фонда проводится с учетом следующих признаков:
— структурного (в соответствии с принадлежностью дел к структурным подразделениям;
— хронологического (по периодам или датам к которым относятся дела);
— функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание дел);
— номинального (по видам и разновидностям документов);
Как правило, дела систематизируются по признакам, применение которых наиболее целесообразно для всех или отдельных групп документов фонда. Чаще всего при систематизации используется несколько признаков.
Очень редко применяется структурно-хронологическая схема систематизации, когда дела в описи группируются по структурным подразделениям организации, а в пределах каждой группы по хронологии (в основном в фондах ликвидированных организаций, когда опись начинается с первого номера, а не является продолжением).
7.5. Для бесструктурных организаций применяется хронологически-предметный признак систематизации дел. В таком случае в пределах года дела располагаются по группам, соответствующим основным направлениям деятельности организации либо по степени значимости документов.
7.6. При систематизации дел в пределах года в бесструктурных организациях или в пределах структурного подразделения в организациях, имеющих структурные подразделения, дела могут располагаться по значимости функций организации или по значимости документов, включенных в дела.
Как правило, на первое место помещаются дела с распорядительными документами (в начале вышестоящих организаций, затем самой организации-фондообразователя) в такой последовательности: постановления, приказы, распоряжения. Далее в пределах структурных подразделений или тематических групп дела систематизируются по их значимости примерно по такой схеме:
— протоколы и документы к ним;
7.7. При систематизации дел небольших по объему фондов, а также отдельных коллекций применяется тематически-хронологическая схема. Тематические группы дел располагаются по значимости намеченных тем.
7.8. Также могут применяться хронологически-номинальная и номинально-хронологическая схемы систематизации дел (опись дел «Переписка Мэрии и Правительства Москвы»).
Номинально-хронологическая схема систематизации рекомендуется при составлении описей дел по личному составу ликвидированных организаций при большом объеме документов, когда упорядочение документов проводится за все время существования организации (приложение N 22).
7.9. При формировании объединенного архивного фонда, архивные фонды, вошедшие в его состав, могут располагаться по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д. В пределах каждого фонда применяются разные схемы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных организаций. Причем дела объединенного фонда могут быть включены как в одну опись, так и составлять несколько описей по документам конкретных организаций, вошедших в объединенный фонд.
7.10. Систематизация дел коллекции определяется их тематикой и составом документов. Возможна группировка дел по авторскому, номинальному, тематическому признаку и другим.
7.11. При систематизации заголовков дел в описи постоянного хранения необходимо соблюдать следующие требования:
— уставы, положения об организации, распорядительные документы, протоколы относятся к тому году, когда они утверждены или подписаны;
— заголовки дел с распорядительными документами вышестоящих организаций, относящиеся к деятельности конкретной организации располагаются в описи перед распорядительными документами организации. Для исключения межфондовой дублетности документов, дела с копиями распорядительных документов Мэрии и Правительства Москвы, органов исполнительной власти, префектов административных округов, глав районных управ, относящиеся к деятельности конкретной организации, передающей свои документов в Главархив Москвы, в опись не включаются;
— дела с документами учебных заведений, сгруппированных не по календарному, а по учебному году (1997/1998 гг.) следует систематизировать в описи по первому в дате году (1997);
— «переходящие» дела, в том числе журналы регистрации за несколько лет, включаются в описи по дате заведения дела;
— договоры, соглашения постоянного срока хранения при отсутствии в документе срока окончания действия договора, соглашения систематизируются в описи по году подписания. Договоры с указанием сроков их действия (особенно те, которые содержат финансовые обязательства) и делопроизводство, по которым ведется в течение длительного периода времени, систематизируются в описи по дате окончания срока действия договора;
— дела с документами обобщающего характера одного вида или по одной теме помещаются в описи ранее, чем дела по отдельному вопросу;
— дела с перепиской систематизируются в описи по году ее ведения. Если в делах имеются документы за предыдущий год (включенные для сохранения комплекса документов по одному вопросу), это оговаривается в заголовке дела;
— дела, сформированные при упорядочении документов за несколько лет, включаются в опись по первой дате;
— дела с документами комиссий могут располагаться в описи либо в составе структурного подразделения, которое занималось документационным обеспечением деятельности комиссии, либо в конце описи после всех структурных подразделений.
— дела с документами первичных общественных организаций, которые включены в единый фонд с организацией, помещаются в конце описи после документов комиссий.
— дела с грифом «ДСП» помещаются в годовых разделах описи после дел с аналогичными документами открытого характера.
7.12. Заголовки дел по личному составу систематизируются в описи дел по личному составу по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:
— приказы (распоряжения поличному составу);
— личные карточки по учету личного состава;
— трудовые договоры (соглашения);
— лицевые счета работников по заработной плате (расчетно-платежные ведомости по заработной плате);
— невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);
— акты о несчастных случаях (при отсутствии отдельной описи).
Указанные виды документов, образующиеся в организациях в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные разделы описи либо в отдельные описи.
Личные дела, личные карточки, трудовые договоры помещаются в описи по году увольнения работника.
7.13. Дела временного хранения (свыше 10 лет) с документами об усыновлении несовершеннолетних, защите личных и имущественных прав несовершеннолетних, изменении фамилии несовершеннолетних систематизируются в отдельные описи по году завершения дела в делопроизводстве.
8. Составление и оформление описи
Завершающим этапом описания документов является составление и оформление описи.
Комплекс карточек, составленных на каждое дело, является карточной описью. Карточная опись перед печатанием подвергается редактированию с целью повышения ее качества. Особое внимание необходимо обращать на редактирование заголовков дел.
После систематизации карточек на дела в соответствии с выбранной схемой систематизации на карточках проставляется порядковый номер дела взамен временного. Затем составляются рукописные описи дел, в которые переносятся все сведения с карточки, после чего опись печатается.
При наличии персональных компьютеров и в зависимости от квалификации сотрудника рукописные описи могут не составляться, сведения с карточки сразу вносятся в опись, составляемую на компьютере, либо для составления описи используется база данных, составленная при описании документов. После ввода и выверки всех данных производится окончательное оформление и распечатка готовой архивной описи. Подготовка архивной описи в электронном формате осуществляется с помощью текстовых редакторов и систем управления базами данных. Текстовые редакторы целесообразно применять для создания описи, ее корректировки, редактирования. Описи, подготовленные в электронном формате и базы данных по описанию документов, являются основой для создания электронного НСА в государственном архиве.
Описи дел являются основным учетным документом в архивах и составляются по единой для всех организаций установленной форме (приложение NN 4, 5, 6, 7, 20, 21, 22). Они имеют справочный аппарат, состоящий из титульного листа, оглавления (если опись имеет разделы), предисловия, списка сокращенных слов, различного вида указателей.
Описи, подготовленные при упорядочении документов, при переработке описей, а также дополнительные описи (в случае обнаружения не включенных ранее в описи дел) составляются по единым правилам.
В описи дается перечень описательных статей, расположенных в порядке их валовой нумерации в соответствии со схемой систематизации.