Что такое хронометраж жизни

Хронометраж дня: измерять, чтобы контролировать

Что человек может контролировать? То, что он может измерить, проанализировать и отследить. Если измерить не получается, то никогда не будет возможности и для контроля. Это аксиома. В этом ракурсе особую привлекательность начинает обретать техника «хронометраж дня» – важный элемент самостоятельного тайм-менеджмента.

Хронометраж дня: суть и задачи

Хронометраж… Слово даже не требуется перевода: «хронос» – время, «метр» – мерить. То есть нечто для измерения времени.

Но составленная по определенным правилам.

Хронометраж и его значимость можно сравнить с домашней бухгалтерией. Чтобы понять, куда деваются деньги, нужно в системе вести учет расходов и доходов. Аналогично и со временем: чтобы понять, на что уходят часы и почему одна минута отдыха превращается в день безделья, необходимо снять фотографию дня во временном ракурсе.

Чаще всего рекомендован хронометраж рабочего дня, то, если честно, лучше снимать его по всей дневной протяженности. С утра и до самого момента сна. Толку будет больше.

Задачи хронометража дня просты:

Хронометраж – фотография дня – не требует для выполнения никаких особых знаний. Достаточно строго следовать трем рекомендованным шагам.

3 этапа создания хронометража дня

Честно говоря, хронометраж дня даже примеров не требует. Все настолько просто и понятно. Что нужно делать:

Теперь чуть подробнее. А если останутся вопросы, то их всегда можно задать в комментариях!

Как правильно заполнять хронометраж

Лучше всего уделять этому занятию каждые полчаса-час времени. Иначе можно что-нибудь забыть или исказить информацию. Понятно, что если длительность обязательного совещания 2 часа, а пара в университете 1,5, то фиксировать нужно именно эти временные отрезки. Но на работе или дома стоит уделять точности больше внимания!

Что именно нужно записывать?

Первый столбик (для таблиц) время начала действия; второй – время окончания; третий – описание выполненной задачи, мероприятия; четвертый – результат; пятый – самочувствие.

Если посмотреть стандартный образец хронометража рабочего дня, то предпоследнего столбца в нем обычно нет. И зря, потому что только реальный вывод по выполненной работе поможет понять – делом человек занимался или потакал случайным неконтролируемым хронофагам.

Последний столбик поможет анализировать производительность после определенных событий: после занятий в тренажерном зале, длительной дороги, по окончанию совещания у директора и т.п. И впоследствии даст возможность прогнозирования поведения при аналогичных ситуациях. Так что рекомендую!

Ведение качественного и количественного учета позволит реально оценить свои временные затраты, проанализировать их с учетом дополнительных факторов и, как следствие, повысить свою проактивность.

Хронометраж дня: анализ текущей ситуации

Сразу стоит оговориться: ни один пример или образец хронометража рабочего дня не поможет пониманию процесса учета и контроля времени. Поэтому стоит все делать самому – пусть пару дней, но самому. По итогам составленной таблицы можно увидеть главные моменты:

Данные сведения дадут очень многое. Они научат ценить время, помогут увидеть нецелесообразность некоторых дел, укажут, где выискивать ресурсы, и, главное, позволят двигаться напрямую к поставленным целям. Так как самое основное в движении к мечте – время, которое мы может выделять для свершения конкретных шагов.

Конечно, можно довериться техникам исполнения желаний и шаманским практикам, но лучше комбинировать эзотерику и реальные работающие методы.

Как часто требуется проводить хронометраж дня

Упражнение не требует постоянного выполнения.

Для начала можно попробовать учитывать свое время пару-тройку дней. Обычно это хватает для первичной самодисциплины, но не дает полной картины.

Идеальное решение – вести хронометраж дня две недели.

Это позволит увидеть основные хронофаги, научится первоначальному контролю над временем и оценить свои реальные возможности в достижении планов.

Потом хронометраж можно прекратить и возвращаться к нему только для решения действительно значимых задач или для приведения своего графика в норму после отпуска или длительных выходных!

Источник

Хронометраж времени: как использовать время эффективно

Школа Юрия Окунева

Привет, друзья. С вами, Юрий Окунев.

Сегодня поговорим об одном из основных инструментов тайм-менеджера для оценки своих результатов: технике хронометража. Вклад этой практики в повышение личной продуктивности трудно переоценить. Она дает не только точные данные насчет того куда ушло время, но и вырабатывает чувство эффективности – своеобразный внутренний зуд, который уже никогда не позволит тратить время пустую.

«Хронометраж — это то же самое, что Бронтозябра, только совсем другое».
Неизвестный автор

Что такое хронометраж?

Последовательная запись событий и времени, которое на них затрачено.
Выглядит примерно так:

Ведётся обычно в программе Excel.
Столбцы 1, 2, 4 – заполняются автоматически. Столбцы 3, 5, 6, 7 — вручную.

Зачем оно нам?

Время – деньги. Мы приходим в гипермаркет жизни с относительно небольшой суммой на счету. Если вам двадцать, впереди 40 лет активной жизни — это 345600 часов. За минусом сна — 230400. Всё, что вы хотите себе позволить оплачивается с этого счета.
И всё бы ничего, вот только в кармане, где деньги лежат, имеется дырка. И даже не одна. Отсюда щедро отовариваются все кому не лень. Первые двадцать лет, когда временем ребенка в основном распоряжаются родители, мы уже исключили из расчетов. Ничего не поделаешь. Проехали. Что дальше?

Представьте себе:

Гипермаркет. Продается всё: заводы, газеты, пароходы, космические корабли, кока-кола, гамбургеры, красивые женщины, путешествия, семейные и дружеские отношения и т.д. и т.п. Вы восхищенно оглянулись, набрали в грудь побольше воздуха и, чувствуя себя почти миллионером, произнесли: «Хочу…»
Улыбчивый продавец говорит: «Конечно! Конечно! Всё, что пожелаете! Но сначала оплатим стандартные счета. Вот, пожалуйста» —
«Счет на сутки»

— Ну надо так надо. Всего семнадцать часов. А у меня их двести тысяч. Давайте подпишу! Хочу…
— Конечно! Конечно! А спать вы планируете?
— Спать? Ну да. Часиков семь восемь в сутки надо и поспать.
— Хорошо. Семь часов сна. Подпишите здесь.
— Хочу… вот это!
— Сожалеем, средств на счету недостаточно для покупки.
— Ну, тогда… – это.
— Средств недостаточно.
— Это?
— Недостаточно!
— Да что же я могу себе позволить?
— На вашем счету «НОЛЬ!
— Как же так?
— Пожалуйста, покиньте помещение. Не мешайте нашим посетителям!

Вот так: вроде бы все правильно сделал, но при этом НИЧЕГО НЕ СДЕЛАЛ.

Что дает хронометраж:

Что такое ПРОДУКТИВНОЕ ВРЕМЯ.

Логично предположить, что продуктивным является время по завершении, которого мы имеем на руках некий продукт. По определению классика менеджмента Л.Рона Хаббарда:

«Продукт – это высококачественная вещь или услуга в законченном виде, переданная человеку или группе, для которых она является полезной, в качестве обмена на что-либо ценное». «Ценный конечный продукт является ценным, потому что его потенциально или фактически можно обменять на что-нибудь. Ключевые слова здесь – можно обменять».

Спросите себя – «Что я даю миру? Какие именно действия приводят к появлению этого»?

Обычно, человек производит некоторое количество продукта, на своей работе. Однако, будет неправильно сказать: «Я хожу на работу, значит, в моей жизни есть минимум восемь часов продуктивного времени». Бывает, что реально человек работает только четыре из них. А из четырех — три часа производит то, что продуктом не является (никогда не будет обменяно, на что-либо полезное). То же самое верно и для других видов деятельности: спорта, времени в семье и т.п.

Тайм менеджер должен точно знать, что он производит и благодаря каким именно действиям появляется каждый конкретный продукт.

Итак, мы производим продукт на работе. Что еще?

Возможно, продуктивным является время, выделяемое на хобби и творчество.
Сюда же относится время «на заточку рабочего инструмента» – нашего тела и разума. Это спорт, самообразование, общение с успешными людьми и т.д.

Как быть с временем, которое проводится в семье? Применяем общий принцип – если вы что-то сознательно отдаете своим близким: свое внимание, энергию, опыт – это продуктивно – этим вы формируете свое окружение, делаете вклад в отношения. Если же в основном получаете — это, как правило, непродуктивное время.

Вы скажете – «Но ведь зубы чистить тоже необходимо»! Что насчет времени на гигиену, питание, дорогу до работы и обратно»? Да машину нужно время от времени ремонтировать и периодически заправлять. Но нас интересует только время в движении. Поэтому самообслуживание и время на перемещения к продуктивному не относим.

Эффективный человек – производит в разы больше того, что нужно ему и его семье для личного потребления. Если вы производите ровно столько, сколько потребляете — творческий баланс равен нулю.

Колесо счастья

Каждый человек осознанно или не осознанно придерживается определённой системы ценностей. Проявляются эти ценности в том, на что реально тратится время. Повторяющиеся действия, на которые уходит основное время, называются ключевыми областями деятельности. Наша задача сделать так, чтоб ростки надежд и проектов, посаженные в каждой из таких областей, регулярно поливались нужным количеством времени и внимания.

Ключевые области деятельности:

Ключевые области деятельности взаимосвязаны. Провал или рост по одной из них тянет за собой все остальные. Чтоб оценить, насколько гармоничны ваши ключевые области взгляните на «Колесо счастья».

Как вести хронометраж

Полезные правила:

Как анализировать полученные данные.

Предварительные задачи могут быть такими:
a) Понять, сколько времени в сутки тратится продуктивно (чтоб увеличить этот показатель).
b) Выяснить, затраты на каждый вид деятельности (чтоб гармонизировать свою жизнь).
c) Найти резервы выяснив, где время тратится непродуктивно.
d) Выяснить сколько времени затрачено на конкретный проект.
e) И т.д.

Вариант 1 – самый простой. Подойдет для первого эксперимента. В конце дня пересмотрите записи, отметьте строчки с расходами времени на интересующий проект или область деятельности, подсчитайте сумму затраченного времени.

Вариант 2 – полуавтомат — с использованием сортировки в Excel. Пригодится, чтоб сразу проанализировать неделю или месяц. Переносите записи хронометража в Excel. В столбце 6 – код вида деятельности, ставите цифру, обозначающую интересующий проект.

Ставите на столбец 6 фильтр.

Выбираете из выпадающего списка нужный код. И опля – список строк с временем, посвященным конкретному проекту – перед глазами.

Осталось скопировать выделенные ячейки, перенести на другую страничку и суммировать получившиеся данные.

Понятно, что такой фокус можно проделать для любого количества проектов.

Вариант 3 – автоматический. Если вы всерьез, решили поработать над своей продуктивностью, и намерены вести хронометраж не неделю или две, а несколько месяцев или даже лет потребуется более совершенная система аналитики. Вы можете купить небольшой скрипт (файл Excel с запрограммированными формулами), который автоматически сделает выборку по интересующим вас проектам. Достаточно скопировать данные из таблицы хронометража на страничку расчетов, и станет ясно сколько времени за выбранный период было посвящено каждому из отмеченных проектов.

А если у вас остались ещё вопросы, приглашаю на индивидуальную консультацию. Подробности здесь.

На этом сегодня все. До скорых встреч. Ваш Юрий Окунев.

Источник

Хронометраж

Когда и для чего нужен хронометраж

1. Узнать, на что в действительности тратится время. Одно из самых полезных свойств хронометража — это быстрое выявление хронофагов, то есть тех занятий, которые не приносят пользы и впустую расходуют наше время.

Список хронофагов, выявленных после недельного хронометража

И здесь хронометраж способен преподнести человеку множество не слишком приятных «сюрпризов». Например, он с удивлением может узнать, что тратит почти 3 часа в неделю на «раскачку по утрам», 4 часа на социальные сети и еще 2 часа на праздные разговоры в корпоративном чате. В масштабах одного дня эти потери времени не всегда заметны.

Распределение времени по результатам хронометража

3. Определить продолжительность типовых задач. Например, мы можем узнать, сколько времени в среднем занимает:

Эта информация может пригодиться для составления расписания, планирования целей по SMART и постановки дедлайнов.

4. Найти скрытые резервы времени. Хронометраж помогает выявить:

Приняв решение по каждой такой задаче, мы сможем «выкроить» несколько дополнительных часов в неделю.

5. Составить отчет о проделанной работе. Некоторые фрилансеры берут за свою работу почасовую оплату, и хронометраж помогает им отчитываться перед заказчиками. Например:

Как правило, хронометраж в таких случаях ведется не на листочке, а с помощью специальных программ: трекеров времени. Трекеры фиксируют действия пользователя за компьютером и составляют максимально объективный отчет о его работе. Трекерами времени являются, например, такие приложения как Tick, Toggl и Upwork.

6. Научиться более внимательно и бережно относиться к своему времени. Благодаря хронометражу, время перестает быть абстракцией: оно становится для нас конкретным, измеримым и осязаемым. Мы начинаем чувствовать его течение и понимать, как отдельные часы и минуты влияют на нашу жизнь.

Как проводить хронометраж своего времени

Все сказанное ниже будет относиться к традиционному способу хронометража, который выполняют с помощью карандаша и бумаги. Да, сегодня многие предпочитают проводить хронометраж с помощью специальных приложений для смартфона (Kotime, «Хронометраж», aTimeLogger ). Однако у каждой такой программы своя специфика, поэтому разбирать их в рамках нашей статьи будет нецелесообразно.

И еще одно важное замечание: ощутимую пользу могут принести только продолжительные сессии хронометража (иначе просто не получится собрать статистически значимую информацию). Рекомендуем выделить на это мероприятие минимум три дня, а еще лучше — одну или две недели.

Инструменты

Для проведения хронометража понадобятся две вещи:

Варианты листов хронометража: бланк и записи в блокнот

Если вам удобно, можете делать записи сразу в электронных таблицах, например, в Excel. Однако имейте в виду: листы хронометража должны всегда находиться под рукой. Если вы пользуетесь компьютерной программой, но не проводите весь день рядом с компьютером, этот вариант вам вряд ли подойдет. Впрочем, сегодня появилась возможность работать с электронными таблицами на смартфонах и планшетах.

Что же касается разметки листа, то она будет зависеть от ваших личных предпочтений и тех задач, которые вы хотите решить с помощью хронометража. Вот несколько популярных вариантов:

При необходимости вы можете добавить любые другие поля. Например: «Дата», «Сфера жизни», «Самочувствие», «Сложность» Если затрудняетесь с выбором, попробуйте вариант № 1 — он наиболее простой и универсальный.

Как делать записи

Записи делают при каждой смене деятельности и при каждом переключении внимания. Приступая к новому занятию, нужно сразу записать его название и время начала, а если нужно, то и время окончания предыдущего занятия. Прочие поля («Продолжительность», «Вид деятельности») можно заполнять задним числом.

Пример записей. Поля «Время» и «Вид деятельности» пока пропущены

Обычно время в записях округляют до 5–10 минут, чтобы потом было легче делать расчеты. Но при использовании современных технологий (электронных таблиц или специальных программ) можно все фиксировать с точностью до минуты.

Не расстраивайтесь, если забыли записать: это нормально, особенно в самом начале. Не нужно ругать себя и уж тем более обрывать сессию. Просто продолжайте с того момента, когда вспомнили. Постепенно записывать все свои занятия станет для вас привычкой.

Что же касается самих не записанных занятий, то можно попробовать хотя бы примерно восстановить их по памяти — это тоже будет полезная информация. Если же совсем не получается ничего вспомнить, поставьте в листе хронометража вопросительные знаки.

Указываем примерную продолжительность тех занятий, которые не были записаны сразу

Иногда бывает так, что мы на несколько часов оказываемся вдалеке от своих записей. В этом случае нужно зафиксировать свои занятия любыми доступными способами (на клочках бумаги, на диктофон в смартфоне), а потом перенести эти заметки в лист хронометража.

Отвлечение и неожиданные задачи продолжительностью менее 5 минут можно не записывать: просто отмечайте их крестиками на полях:

В конце дня или сессии достаточно будет подсчитать количество крестиков и умножить их на 2–3 минуты.

Обработка результатов хронометража

На этом этапе мы можем узнать много интересного и полезного. Например: сколько времени у нас уходит на важные и второстепенные задачи, сколько времени мы тратим на семью и работу, что отвлекает нас чаще всего Подробный список того, что можно узнать с помощью хронометража, вы найдете в конце статьи.

Для обработки результатов мы рекомендуем использовать электронные таблицы: Excel, LibreOffice Calc или Google Таблицы. Эти программы очень упростят вам работу и помогут быстро сделать все необходимые расчеты.

Во время длинных сессий хронометража лучше выполнять предварительную обработку результатов каждый день (перед сном или утром следующего дня), иначе потом эта процедура займет слишком много времени.

При обработке результатов возможны два варианта:

Вариант 1. Электронные таблицы

Если вы решили работать с электронной таблицей, вам нужно будет просто ежедневно переносить в нее свои листы хронометража. Сразу считать ничего не надо: это можно сделать и в конце сессии.

При желании в таблицу добавляют дополнительные поля, которых не было в листах хронометража. Например: «вид деятельности», «тип задач», «сфера жизни», «цель», «квадрат матрицы Эйзенхауэра» Подумайте, что именно вы хотите узнать.

Анализ в электронных таблицах можно выполнять разными способами: здесь все зависит от вашего уровня владения этим инструментом. На наш взгляд, проще всего это делать с помощью фильтров и функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (в английской версии — SUBTOTAL). Синтаксис у нее следующий:

Для расчетов нам понадобятся такие коды:

9 — сумма всех значений.
1 — среднее значение.
2 — количество значений.

Допустим, мы выполняем анализ хронометража в Google Таблицах и хотим узнать, сколько времени у нас ушло на мытье посуды. Для начала мы отфильтруем свой список занятий, чтобы в нем осталась только «Посуда»:

Теперь выбираем подходящую ячейку, вписываем в нее функцию ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ с кодом 9, а в качестве диапазона указываем столбец с продолжительностью занятий.

Чтобы узнать, сколько в среднем времени у нас уходит на мытье посуды, делаем все то же самое, но меняем в формуле цифру 9 на цифру 1:

Чтобы узнать, сколько раз за сессию мы помыли посуду, используем код 2:

Теперь, если мы настроим фильтр для другого занятия, то результаты наших расчетов поменяются автоматически:

Итоги анализа лучше собирать в отдельную табличку.

Вариант 2. На бумаге

Если вы решили все делать на бумаге, то рекомендуем выполнять предварительные расчеты в конце каждого дня (здесь очень пригодится калькулятор). Например:

В конце сессии нужно будет просто объединить эти промежуточные отчеты в один итоговый отчет.

Визуальное представление результатов

В электронных таблицах есть встроенные инструменты для создания диаграмм. Не обязательно, но очень полезно сделать с их помощью визуальное представление полученных результатов: так они станут более понятными и наглядными. Вот несколько вариантов:

1. Столбчатая диаграмма. Помогает сопоставить разные показатели:

2. Круговая диаграмма. Помогает оценить долю тех или иных занятий в распорядке дня:

3. График. Помогает отследить изменения показателей. Например, на графике ниже видно, что количество отвлечений к концу рабочей недели заметно увеличилось:

С помощью графиков вы можете посмотреть, насколько вы загружены в разные дни недели, как меняется ваше самочувствие и многое другое.

Что делать с результатами

Самая большая ошибка, которую можно допустить после сессии хронометража — это не воспользоваться его результатами. Часто бывает так: человек в течение недели добросовестно фиксирует все свои занятия, анализирует результаты, ужасается, а потом оставляет все как есть.

Мы проделали большую работу и получили ценную информацию. Она не должна пропасть впустую.

После каждой сессии хронометража мы обычно выявляем в своем слабые места, проблемы, недочеты. Теперь нам нужно просто составить список мер по их устранению. Например:

Вот, например, как это может выглядеть:

Список мер по борьбе с хронофагами

В первую очередь стараемся «победить боссов»: самое частое отвлечение, самый «прожорливый» хронофаг, самую трудоемкую рутинную задачу Именно «боссы» обычно и наносят наибольший ущерб нашей продуктивности.

Спустя время можно провести повторную сессию и проверить, насколько принятые меры оказались эффективными.

Заметим, что во время хронометража многие показатели начинают улучшаться сами по себе. И это легко объяснить: мы начинаем более внимательно относиться к своему времени и замечать то, чего не замечали раньше.

Источник