Что такое хот деск
Что такое hot desking и как это работает?
Сегодня в бизнес-среде всё чаще упоминается потребность в переформатировании офиса и введении зоны хот-десков. О том, почему это практичное решение в современных реалиях, каков принцип работы хот-дескинга, и в каких компаниях он применим, рассказал Валерий Трушин, руководитель отдела исследований и консалтинга IPG.Estate.
Что такое хот-деск?
Глобально хот-деск – это модернизированный open-space, в котором сотрудники вместо закрепленного рабочего места занимают свободное, приходя на работу в соответствии с графиком.
На практике универсальный хот-деск представляет собой рабочий стол в возможностью подключения к интернету и электросети, куда сотрудники могут приходить со своим рабочим ноутбуком и работать то время, которое им необходимо.
Принцип работы
Значительную часть времени в течение года сотрудники проводят в отпуске, командировках, на деловых встречах и на больничном. В это время их рабочие места простаивают.
Hot desking позволяет оптимизировать офисную площадь и использовать ее наиболее эффективно. Также выбор данного формата дает возможность сократить объем арендуемых площадей до 30-40%.
На рынке Петербурга хот-деск пока не нашел активного отклика, но имеет большие перспективы в нынешних нестабильных условиях.
Нюансы пользования зоной хот-десков
Сложность в эксплуатации хот-деска заключается в необходимости составления графика.
Работа в таком пространстве невозможна без закрепления за каждым разъездным сотрудником времени, в рамках которого он будет выполнять офисную работу. В противном случае, рабочие процессы будут замедлены отсутствием мест.
Для составления корректного графика в бизнес-процесс предварительно внедряются датчики контроля.
Они выдают анализ использования рабочих мест, и руководство компании получает возможность переформатирования офиса, когда мобильные сотрудники переходят в зону хот-десков.
Если в штате работает 10 мобильных сотрудников, достаточно выделить около четырех универсальных столов. При этом необходимо согласование графика, который может отслеживаться и корректироваться в мобильном приложении. Оно позволит таким сотрудникам комфортно определяться с временными рамками и приезжать в офис на фиксированный срок.
Каким компаниям полезен хот-деск?
Предположительно, одним из первых сегментов на отечественном рынке, в котором приживётся практика хот-дескинга, станет сфера IT.
Зону хот-десков применяют в компаниях с большим числом мобильных сотрудников. Это брокеры, продавцы, консультанты, экспедиторы и тп, которым в течение рабочего дня не нужно проводить много времени перед монитором.
Так, например, экспедитор развозит товар на протяжении всего рабочего дня и возвращается в офис на пару часов, чтобы заполнить документацию. Совершенно очевидно, что держать рабочее место для такого человека нецелесообразно. Ему необходим ноутбук и зона хот-десков, где он сможет работать.
«Горячий стол» в офисе: стильно, модно, контрпродуктивно
Вялый рост экономики провоцирует повальную оптимизацию бизнесов по всевозможным направлениям. В частности, арендаторы офисных площадей стремятся эти самые площади насколько возможно сократить, а эффективность использования оставшихся максимально повысить. Но какой ценой!
Креативность вне коридоров
Бизнес-центры, которые в России возводятся темпами, уступающими лишь центрам торгово-развлекательным, идут навстречу своим клиентам. Всё чаще вместо традиционной коридорно-кабинетной планировки офисы строятся как открытые (open space) и зонированные пространства. Причём в последнее время даже рабочие места в этих пространствах могут оказаться не закреплены за конкретными сотрудниками, — именно это предусматривает стремительно входящая в моду концепция «горячих столов» (hot desk).
Эксперты рынка офисной недвижимости говорят о том, что офис перестал быть лишь помещением, в котором сотрудники компании собираются вместе в рабочее время, — и сам сделался одним из ключевых инструментов для развития бизнеса. Соответственно, и организация офисного пространства напрямую отражается на построении бизнес-процессов. Если в компании активно внедряются и эксплуатируются автоматизация рутинных задач, дистанционная и сдельная занятость, аутсорсинг неключевых направлений деятельности, то классическая офисная планировка действительно перестаёт отвечать новым реалиям организации труда.
Традиционная коридорно-кабинетная система хороша для крупных компаний с отлично отлаженной структурой каскадного планирования. В ситуации, когда разбитые на малые группы сотрудники своевременно решают чётко и последовательно ставящиеся им сверху задачи, размещение таких небольших субколлективов в ограниченных, отгороженных дверями и стенами пространствах позволяет сотрудникам наилучшим образом сосредоточиваться. Концентрировать внимание на ограниченных по масштабу проблемах, не отвлекаясь на посторонние раздражители.
Напротив, современные бизнес-практики предполагают более размытую постановку задач, опираются на повышенную инициативность исполнителей, нуждаются в непрерывной циркуляции идей в коллективе. В таком случае открытое пространство, разделённое на кьюбиклы с низкими стенками или прихотливо уставленное рабочими столами, действительно лучше будет соответствовать принятому способу ведения дел. По заверениям экспертов рынка офисной недвижимости, любая компания может без малейших для себя последствий отказаться от значительной доли арендуемого пространства, вплоть до целой его трети, практически в любой момент. Если прежде она не прибегала к профессиональной оптимизации своего офиса, конечно.
К разряду таких оптимизаций как раз и относится концепция «горячего стола»: полной и окончательной эмансипации офисного сидельца от данного конкретного предмета меблировки. В открытом едином либо разбитом на зоны пространстве hot desk по-прежнему стоят конторские столы, но располагаются на них уже не настольные ПК или моноблоки, а тонкие либо нулевые клиенты.
Таким образом любой сотрудник может усесться куда угодно, включить терминал, авторизоваться в системе — и получить доступ к своему виртуальному рабочему столу, на котором все документы, браузер, почтовый клинт и прочее ПО сохраняются ровно в том состоянии, в каком они находились на момент завершения предыдущей сессии. Стоящий рядом с клиентским терминалом IP-телефон, часть системы унифицированных коммуникаций, также поддерживает авторизацию: внутренний номер в такой системе присваивается не рабочему месту, а сотруднику, и мигрирует по офису вместе с ним.
Но как же быть с канцелярской мелочёвкой и личными вещами, которыми обыкновенно заполняются выдвижные ящики? Концепция «горячего стола» предусматривает и это: каждому сотруднику выделяется небольшая запирающаяся тумба на колёсиках, которую несложно прикатить и разместить под выбранным на сегодня рабочим столом.
Суета вокруг конторки
В результате руководство компании получает возможность ещё эффективнее уплотнить уже оптимизированное офисное пространство — по тому же принципу овербукинга, который практикуют многие авиакомпании. Всё равно ведь стопроцентная явка на службу в наши дни — явление отмирающее. Часть сотрудников официально имеют возможность один, а то и два дня в неделю работать из дома. Часть сидит на больничном, часть находится в отпусках, часть в командировках. По заверениям экспертов, экономия на рабочих местах при должной организации «горячего стола» может достигать 30, а то и 40%.
Однако есть небольшая загвоздка: чрезвычайно привлекательная и выгодная на бумаге, в практической реализации концепция hot desk оказывается едва ли не вредоносной. Как отмечает колумнист Forbes Саймон Констебль (Simon Constable), она привносит в офисный быт отвлекающее от работы соперничество, способствует накоплению скрытого недовольства в коллективе.
Не все столы одинаково хороши: сотрудники будут стремиться приходить на работу пораньше, чтобы занять чем-то приглянувшееся им место. И это вовсе не то невинное «пораньше», которому можно было бы радоваться как дополнительному стимулу являться в офис вовремя: речь в отдельных реальных случаях идёт о часах. Фактически, о сверхурочном неоплачиваемом времени, которое расходуется чаще всего бесцельно, да ещё вдобавок и отнимает у работника силы, нужные ему для полноценного восьмичасового труда.
Дальше — больше: очень часто сотрудники воспринимают внедрение системы «горячий стол» как прямое и явное указание на то, что руководство компании их не ценит, ими не дорожит — и, следовательно, не заслуживает уже с их стороны работы на совесть. Особенно велик оказывается ущерб для корпоративного духа, если hot desk сочетается с принципиальным запретом на дистанционную работу. Невозможность быстро и эффективно организовывать блиц-консультации (летучки) с коллегами по остро актуальным вопросам — коллеги-то рассеяны по всему open space — также не красит эту новомодную концепцию.
Самое, пожалуй, тлетворное влияние «горячего стола» проявляется в разрыве горизонтальных связей между сотрудниками, в отмирании культуры обучения на рабочем месте. Насколько бы хорош ни был переводимый на новую должность или приходящий в компанию извне специалист, он в любом случае нуждается в понимании того, как привычные ему процессы реализуются в данном конкретном случае.
В традиционном офисном окружении обучение этим базовым навыкам происходит ненавязчиво, исподволь: всякий раз достаточно перекинуться парой фраз с соседом-коллегой или непосредственным начальником, который, как правило, сидит за столом по соседству. Hot desk же заставляет искать нужного человек по всему открытому пространству или связываться с ним по цифровым каналам. И какой тогда вообще смысл приходить в офис, если это ничем не отличается от образа действий дистанционно занятого работника?
Саймон Констебль указывает, что значимость порождаемых «горячим столом» проблем растёт в геометрической прогрессии с увеличением числа сотрудников. Компания с полусотней специалистов, играющих каждое утро в «займи первым лучший стол в углу у окна» в относительно небольшом open space, ещё способна пережить переход на эту концепцию почти безболезненно. Но для организации с сотнями и тысячами сотрудников, распределённых по огромным зонированным пространствам модных бизнес-центров класса А, это практически приговор. По крайней мере, вместо ожидаемой оптимизации расходов налицо окажется падение операционной эффективности. Что в нынешних экономических условиях смерти подобно.
Внутри самых крутых офисов: система «горячих столов» («hot desking»)
Концепция под названием «hot desking» диктует новые правила того, как компании должны создавать внутренний дизайн своих помещений. Благодаря системе «горячих столов», где сотрудники (вместе со своими лэптопами) могут свободно передвигаться от одного стола к другому, или к любому месту в офисе, где им будет удобно работать, люди могут больше сотрудничать друг с другом, изобретая что-то новое и интересное. Красота этой тенденции состоит в том, что, в отличие от кабин, не существует правильного или неправильного способа, как это делать.
Мы беседовали с учредителями и менеджерами пяти компаний, чтобы узнать, как тенденция «hot desking» прижилась в их офисе.
Джош Данфорд (Josh Dunford), основатель «Burnkit Studio», Ванкувер, Британская Колумбия
Мая Хендерсон (Maja Henderson), офис менеджер компании «Square», Сан-Франциско
«Мы работаем в полностью открытом пространстве. В нашем офисе люди могут абсолютно свободно подходить друг другу. Мы не хотим, чтобы наши сотрудники сидели на одном стуле целый день, потому что это не очень хорошо влияет на их здоровье и тем более на сотрудничество друг с другом. Мы получаем истинное удовольствие от этого взаимодействия, благодаря которому рождается огромное количество новых идей. Например, наш генеральный директор часто спускается вниз, чтобы сделать определенную работу. И это дает шанс каждому сотруднику встретиться с ним и поговорить. У нас это часто происходит. Работники из разных отделов могут свободно передвигаться по офису и общаться, и мы получаем то сотрудничество между людьми, которого могло бы и не быть в других условиях. Мне нравится эта гибкая система, и что за моим столом могут сидеть разные люди. Мне приятно быть в тесном контакте с моими коллегами, а также быть в курсе всего происходящее в компании».
Navin Thukkaram, главный операционный директор «Qwiki», Нью-Йорк
«Наш офис, расположенный в Сохо, представляет собой большое открытое пространство со стенами из красного кирпича и высоким потолком. И мы очень хотели сохранить целостность этого помещения. Мы много думали над тем, как это пространство повлияет на культуру и взаимодействие между членами команды. И мы решили поставить несколько длинных столов. Мы уже работаем здесь около восьми месяцев, и у нас отличные результаты. Мы хотели создать совместную рабочую среду, где наша веб-команда может сотрудничать с командой дизайнеров и генеральным директором. И, как мне кажется, у нас все получилось. Наш коллектив работает очень слаженно. Когда люди просто разговаривают вместе, происходит настоящая магия. Так как у нас действительно большие столы, мы часто устраиваем совместные ланчи и обеды. Простое общение дает отличные результаты. Мы всегда ищем эти «ага» моменты (моменты внезапного вдохновения, осознания, признания, понимания), и они происходят очень часто, потому, что за вашим столом сидит много умных людей».
Джесс Хейнбари (Jess Hanebury), комьюнити-менеджер в компании «Threadless», Чикаго
«Наш интерьер напоминает начальную школу. Здесь столы стоят друг напротив друга. Все отделы расположены рядом. Мы можем видеть, как идет процесс работы над новым продуктом и вносить все необходимые коррективы по ходу дела. Такая открытая структура действительно позволяет каждому вносить свою лепту. В нашей компании люди не остаются заключенными в рамках своей маленькой ниши. Я слышу, что сотрудники говорят вокруг, и поэтому могу легко планировать все мероприятия заранее. Сотрудничество – это самый продуктивный способ работы, и вы не можете получить его сидя в кабине».
Брук Морленд (Brooke Moreland), основательница «Fashinism», Нью-Йорк
«Нам нравится сообщество, в котором мы работаем (рядом с нами трудятся еще несколько компаний). Например, я могу спросить: «Как сделать это в фотошопе?» И кто-то из другого конца комнаты отвечает: «Control + P». Очень круто иметь под рукой много умных людей, даже если они работают в других компаниях. В нашей организации «Fashinism» мы создали свою собственную культуру. Мы смогли сблизиться намного больше, чем просто команда. Но нам иногда не хватает приватности, поэтому, когда нужно обсудить то, что касается нашей компании, мы должны говорить так, чтобы это не стало достоянием общественности. Здесь вы как будто под микроскопом. Но в этом есть и свои плюсы. Это так захватывающе, когда вас окружают люди, которые искренне увлечены тем, что они делают».
Что такое Хот-Деск?
Содержание
Hot Desking или Хот-Деск – это новая форма организации офиса, в основе которой лежит общее использование рабочих мест. По сути, это универсальный open-space, где сотрудники занимают пространство согласно предварительному согласованию между собой или непосредственным руководителем.
Такая модель работы появилась в США в конце 90-х годов. Цели просты – оптимизация использования офисного пространства и снижение издержек на организацию трудового процесса.
Эффективность работы Хот-Деск
Больничные, отпуска, командировки, деловые встречи – все это занимает существенную часть деятельности организации. И каждый раз рабочие пространства простаивают, а арендные платежи никто не отменял.
Использование принципа Hot Desking способствует оптимизации офисной площади и более эффективного ее использования. Приложение для бронирования рабочих мест UnSpot легко выстроит график. После окончания трудового дня одного специалиста, его пространство займет другой сотрудник.
Такой формат позволяет настроить более эффективную работу офиса и сократить арендуемые площади до 30-40%.
Нюансы пользования Hot Desking
Сложность организации офиса по принципу Хот-Деск заключается в необходимости создания графика использования рабочих мест и их распределения между всеми сотрудниками. Специалисты, занятые одной задачей, должны отлично контактировать между собой. У каждого сотрудника должно быть свое пространство, где ничто не отвлекает. Даже с разъездным характером работы. В противном случае процессы будут замедлены, эффективность упадет, снизиться прибыль.
К примеру, для компании со штатов из 10 мобильных сотрудников будет достаточно 4 универсальных стола. Однако крайне важно согласовывать и корректировать график использования этих мест. Только так можно комфортно определять временные рамки занятости конкретного пространства и посещать офис в определенное время. Собственно, для этого и создано приложение UnSpot для бронирования офисного пространства.
Модель «горячих столов» отлично подходит для компаний с большим штатом мобильных сотрудников. Это консультанты, экспедиторы, брокеры, представители IT-индустрии и другие специалисты, которым не нужно в течение всего дня присутствовать в офисе.
Hot Desking отлично подойдет начинающим компаниям и стартапам, которые регулярно общаются с клиентами вживую. Зачастую приходится снимать офисные помещения в элитных бизнес-центрах, где арендная ставка квадратного метра существенно выше рыночной цены. А с нашим софтом можно легко оптимизировать офис и разместить там больше сотрудников.
Преимущества бронирования рабочих мест в UnSpot
Главным плюсом использования программного решения UnSpot является комплексная работа по повышению эффективности работы компании. Сюда же можно отнести снижение затрат на осуществление деятельности. Это стало возможным за счет:
Приложение UnSpot для бронирования рабочего пространства – реальный продукт, позволяющий стать компании лучше. Но не нужно верить этому заявлению, лучше запросить демонстрацию и самостоятельно протестировать софт.
Hot-desking в офисе: как это работает?
Правила использования общих рабочих мест:
Поскольку сотрудники не проводят каждый день за одним и тем же столом, правильно настроенные инструменты коммуникации и исправность оборудования в офисе очень важны. Профилактическое обслуживание всего оборудования в офисе поможет обеспечить бесперебойную работу отдела.
В некоторых случаях оправдано подключение специальной программы для бронирования свободных рабочих мест. Это позволяет работникам заранее забронировать себе место по аналогии с онлайн-бронированием гостиничных номеров. Если офисы компании расположены в разных городах, такая система будут особенно актуальна.
Преимущества системы незакрепленных мест:
Еще одно преимущество системы “горячих столов” в том, что сотрудники попеременно пересекаются с коллегами из разных отделов, которых могли не увидеть при традиционной кабинетной системе. Это укрепляет отношения, способствует лучшему погружению в процессы и оперативному решению общих задач.
Серия Loft создана специально для организации офисов “нового поколения”
Для каких компаний подходят “горячие столы”?
Компаниям, которые арендуют большие площади или помещения в элитных районах, а также для небольшим стартапам, экономящих свой бюджет, важно эффективно расходовать каждый квадратный метр офиса. Незакрепленные рабочие места будут особенно актуальны, если:
Какую мебель использовать для организации рабочих мест?
Именно это задает дизайнеру интерьера главную загадку: как сделать рабочие места универсальными, удобными для сотрудников с разным характером деятельности, предпочтениями и вкусами, рабочим инструментарием.
Система “hot-desking” предполагает возможность выбора сотрудниками разных конфигураций рабочего пространства. Если в каждый момент можно занять место, которое удовлетворяет личные потребности сотрудников или потребности команды, то работа только выиграет!
В случае, когда нужно тихое рабочее место, может помочь бенч-система на едином каркасе с экранами, чтобы создать чувство уединенности и комфорта.
Рабочие станции на едином каркасе серии bCODE экономит свободное пространство
В качестве места для командной работы подойдут модульные конференц-столы.
А столы со складной столешницей, как в серии Connect, позволят по необходимости легко расширять рабочее пространство или сокращать количество рабочих мест.
Офисные кресла с продуманными механизмами регулировки тоже будут очень кстати. Они не только важны для здоровья позвоночника, но и универсальны и экономичны, поскольку их можно настраивать в соответствии с потребностями большинства сотрудников.
Из-за отсутствия личных тумб у каждого стола в офисе должны быть предусмотрены продуманные системы хранения с индивидуальными ящиками для вещей. Стеллажи для книг и корреспонденции, шкафы и гардеробы дополнят различные рабочие зоны.
Шкафы-локеры серии Ergoline позволяют эффективно использовать каждый дюйм офиса
Для организации зон отдыха, где сотрудники могли бы отдохнуть, пообщаться с коллегами или провести мозговой штурм, подойдут удобные диваны, кресла и журнальные столы.
Диван Prima с полозьями в стиле хай-тек подчеркнет прогрессивный стиль офисов hot-desking